בפוסט הקודם, איך להציב גבולות בעבודה, כתבתי על הצבת גבולות כמיומנות חשובה בעולם העבודה. כתבתי על הקשיים בהצבת גבולות, על היתרונות של זה, ואיך באופן כללי כדאי לגשת להצבת גבולות. בפוסט הזה אני אגש לנושא באופן יותר מעשי, ואתן כל מיני דוגמאות להצבת גבולות. מה אפשר לעשות כשמישהו עובר גבול מסוים שלנו. לא תמיד הדברים האלה מאוד מפריעים, אבל פה אני מניח שהם מפריעים. אלה אפשרויות, וצריך להתאים אותן לסיטואציה, אבל אני מקווה שזה יגדיל את בנק התשובות שלכם למקרים כאלה. אם יש מקרים מעניינים שפספסתי, אשמח לשמוע ולהוסיף.

המנהלת שלי מבקשת ממני לעבוד יותר שעות ממה שסיכמנו כשלקחתי את התפקיד

לפני שאני נכנס לדיון הזה, שווה להזכיר שבכל פעם ששוקלים תפקיד חדש, בין אם בתוך הארגון ובין אם במקום חדש, כדאי לדבר באופן מפורש על שעות העבודה. אם המנהלת לא מוכנה לדבר על זה בצורה ברורה, זה דגל אדום בפני עצמו. בכל מקרה, זה מאפיין מאוד חשוב של התפקיד, ובהחלט יכול להשפיע על ההחלטה האם לקחת את התפקיד. זה יכול גם להשפיע על ציפיות השכר, במיוחד במקרה של משרות חלקיות או שעות נוספות.

הבעיה כאן היא פער בין הציפיות שלנו מהתפקיד, מהציפיות של המנהלת שלנו: היא מצפה מאיתנו לעבוד יותר שעות ממה שאנחנו ציפינו לעשות. אלא אם יש בעיה קריטית, אני ממליץ לעשות את מה שמבוקש, ולהעלות את הנושא הזה לאחר מכן, בזמן מתאים. יכול להיות שיש למנהלת בעיה קריטית ודחופה שהיא רוצה לפתור, או בעיה אחרת שאנחנו לא מכירים. אם היא שוברת את החוזה ביננו (גם אם זה חוזה בלתי פורמלי בעל פה), מאוד יכול להיות שיש לה סיבה טובה. כל עוד זה לא מאוד כואב אני ממליץ להסכים לבקשה בזמן אמת, ולדבר על זה אחר כך. זה יכול להיות קצת יותר רך במקרה של כמות: אם ציפינו לכמות מסוימת של עבודה נוספת ויש יותר, יכול להיות שנצטרך לחכות לראות שזה עקבי לאורך זמן, ולא עומס זמני.

צריך למצוא זמן פנוי, ששנינו רגועים, ולהעלות את הנושא. אם יש פגישה קבועה, שבועית או חודשית, זה זמן טוב לזה. אם לא, אפשר לבקש פגישה. לפני הפגישה, חשוב לנסח לעצמנו מה בדיוק הפער בציפיות. אם אנחנו לא יכולים לנסח לעצמנו, כנראה לא נוכל להסביר למנהלת. בפגישה (אחרי שלום-שלום מנומס), צריך להעלות את הפער. חשוב לא להאשים, אלא לומר שהיינו מופתעים מהבקשה, או שהיא נראית לנו שונה ממה שציפינו, וזה לא מה שרצינו.

מכאן זה יכול להתפתח לכל מיני כיוונים. יכול להיות שהמנהלת תאמר שזה המצב, והייתה תקלה בתיאום הציפיות. במקרה הזה נצטרך לחשוב אם התפקיד עדיין מתאים לנו. יכול להיות שהיא תתנצל, ותאמר שזה הייתה טעות שלה, והיא תדאג לא לחזור עליה. במקרה הזה, כולם מרוויחים. יש גם כל מיני אפשרויות באמצע, כמו שמדובר בעומס זמני (עם צפי למתי הוא יעבור), או משא ומתן חדש על תכולת התפקיד ו/או שכר.

קולגות פונים אלי בבקשות או שאלות מחוץ לשעות העבודה

הקושי העיקרי כאן הוא שלא מדובר באנשים שאחראיים עלינו, ולכן יותר קשה לתאם ציפיות. בסופו של דבר, הדרך הכי טובה לטפל בזה היא לתאם ציפיות עם כולם, למרות שלא תמיד זה אפשרי. יש כאן גם אלמנט משמעותי של תרבות ארגונית: האם מקובל בארגון לעבוד מחוץ לשעות העבודה, או לא. כשלב ראשון, צריך לוודא עם המנהלת האם היא מצפה מאיתנו לעבוד מחוץ לשעות העבודה. אם כן, חזרנו לסעיף הקודם.

ברגע שיש לנו את הגיבוי של המנהלת שלנו, אנחנו יכולים לומר לקולגות "לא". עדיין לא הייתי ממליץ לעשות את באופן כל כך בוטה, אבל כן צריך להסביר להם איך מתאים לנו לעבוד. הרבה פעמים הם יבקשו מאיתנו דברים מחוץ לשעות העבודה כי להם זה לא מפריע, והם מניחים שגם לנו זה לא מפריע. מאוד יכול להיות שלא יהיה להם אכפת אם נחזור אליהם בשעות העבודה.

עם קולגות קרובות, שאנחנו עובדות איתן הרבה, אפשר לנהל שיחה דומה לזו עם המנהלת: לספר איך מתאים לנו לעבוד, ולראות איך אנחנו יכולות לעבוד יחד באופן שמתאים לכולנו. עם קולגות רחוקות, או יותר גרוע, קולגות מתחלפות, זה כלי לא אפקטיבי. יש יותר מדי אנשים בשביל לתאם איתם ציפיות מראש. אנחנו צריכים להחליט על מדיניות מענה מחוץ לשעות העבודה, ולעמוד בה. זה כמו שעות קבלה: זו רמת השירות שאנחנו מספקים לקולגות רחוקות, ושיתמודדו. תלוי במצב, יכול להיות ששווה לרשום איפשהו את המדיניות הזאת. יכול להיות שמישהו יתלונן, ואז אפשר יהיה לנהל איתו את השיחה הזאת.

המשימות שנותנים לי הן לא סוג העבודה שסיפרו לי כשלקחתי את התפקיד

כמו במקרה של שעות עבודה רבות מדי, אני מציע בפעם הראשונה פשוט לבצע את המשימה (בהנחה שהמשימה עצמה סבירה, ופשוט לא מה שציפינו). הגדרת תפקיד היא אף פעם לא מושלמת, ותמיד יש דברים בלתי צפויים ומשימות שלא חשבו מראש שיהיה צריך לעשות. גמישות היא תרומה מאוד משמעותית שאפשר להביא כעובדים. עם זאת, באיזשהו שלב אחוז המשרה שבו אנחנו עושים משימות שלא מתאימות לנו יעבור את הגבול שלנו.

גם כאן, אני מציע לחכות לפגישה רגועה עם המנהלת, ולדבר איתה עם זה. לחשוב מראש מה בדיוק מפריע לנו, ולשאול אם אפשר לטפל בזה. לא בטוח שיהיה לה הרבה מה לעשות – לפעמים הצרכים של הארגון משתנים, ופשוט צריך לעשות דברים אחרים. שווה להגיע לפגישה הזאת עם דוגמאות למשימות שהיינו רוצים לבצע, עדיף כאלה שראינו שצריך לעשות, ושאכן מתבצעות בארגון. דברים שאנחנו רוצים לעשות ונראה לנו שיועילו אבל לא התבצעו, עלולים להתקל בהתנגדות אם לא נצליח לשכנע שמספיק חשוב לבצע אותם.

דורשים ממני לבצע יותר משימות ממה שאני מסוגל

יכולות להיות כמה סיבות לדרישה הזאת. אחת הסיבות הנפוצות היא שרוצים שנעבוד יותר שעות. מצד שני, יש גם סיבות אחרות להגיע למצב הזה. יכול להיות שהמנהלת לא מבינה שזה המצב. יכול להיות שכל מיני אנשים שונים מבקשים מאיתנו דברים באופן לא מתואם. יכול להיות שמצפים מאיתנו להחליט מה לבצע ומה לא. יכול להיות שאנחנו לא מבינים כמה עבודה מצופה מאיתנו להשקיע בכל משימה, ובאיזו רמה לבצע אותה. יכול להיות שהמנהלת שלנו לא מבינה את כמות העבודה בכל משימה.

השלב הראשון לטפל בבעיה הזאת היא לערב את המנהלת שלנו. זאת בעיה שלה לא פחות משזאת בעיה שלנו. אם יש לנו יותר עבודה ממה שאנחנו מסוגלים לבצע, המשימות לא יתבצעו היטב ובזמן, וזאת גם בעיה שלה. אחד מהתפקידים שלנו בעבודה הוא להתריע במקרה כזה. יכול להיות שגם נזדקק לעזרת המנהלת שלנו בשביל לפתור את הבעיה. אם יש יותר אנשים שרוצים את עזרתנו ממה שאנחנו מסוגלים לעזור, יכול להיות שזה התפקיד שלה למצוא פתרונות אחרים, או לתעדף בין הדברים.

יכול להיות שהמנהלת גם תאמר שהכל בסדר. באופן כללי, המצב שבו יש עבודה שלא מספיקים לעשות הוא מצב טוב. ההיפך הוא שמגיעים למצב שאין עבודה חשובה לעשות. כשאין עבודה חשובה לעשות מגיעים למצב של פיטורים, שזה הרבה פחות כיף לכולם. אם תמיד יש עוד עבודה חשובה לעשות, זה אומר שיש ערך לכל מה שאנחנו עושים. לא חייבים לעשות את כל העבודה החשובה – צריך רק לדאוג שאנחנו עושים את הדברים הכי חשובים שיש.

מבקשים ממני לעבוד יותר או פחות מהמשרד מאשר מה שמתאים לי

זה דיון יחסית חם וחדש, בעקבות הקורונה והמשבר הכלכלי. יש אנשים שאוהבים לעבוד מהבית, יש אנשים שאוהבים לעבוד מהמשרד, ויש אנשים שאוהבים לשלב. כל אפשרות היא בסדר בפני עצמה, אבל יש יתרון משמעותי להחלטה ארגונית בנושא. מי שרוצה לבוא למשרד, כנראה רוצה שגם אחרים יבואו למשרד (כי הוא רוצה לראות אותם).

כשאנחנו מחפשים עבודה כדאי לתאם מראש, בשביל לראות שהמדיניות של הארגון מתאימה לנו, אבל ארגון (או מנהלת) יכול גם לשנות את המדיניות. בכל מקרה של שינוי, סביר לצפות להתראה מראש, כיוון שאנשים צריכים להערך. אם השינוי לא מתאים לנו, אפשר לדבר עם המנהלת שלנו האם יש גמישות במדיניות. הרבה פעמים (במיוחד בארץ) יש מדיניות, ויש מה שקורה בפועל. בסופו של דבר הארגון יכול להחליט על איזה מדיניות שהוא רוצה, אבל יכול להיות שיקשיבו לנו אם אנחנו מעלים קשיים שלנו. כדאי לחשוב כאן על אפשרויות שונות לפתרון, כמו עבודה ממשרד אחר, חדר אחר, שעות קצרות יותר בימים שמגיעים למשרד, ציוד שיכול לעזור, וכולי.

אני נאלץ לעבוד עם קולגה שמתנהג בצורה לא נעימה

זה אחד המקרים הקשים, כיוון שהתנהגות לא נעימה זה דבר סובייקטיבי. מה שמפריע לאחד לא בהכרח מפריע לאחר. בנוסף, אם אנחנו מתלוננים על קולגה, עלולים לתייג אותנו כבעייתיים. בשביל להתמודד עם זה, אני מציע בשלב ראשון לוודא עם אנשים שהתלונה שלנו סבירה. זה יכול להיות משפחה וחברים, אבל יש יתרון גדול בלוודא את זה עם מישהי מהעבודה שמכירה את שנינו. המטרה כאן היא לקבל בטחון שאנחנו לא מתלוננים על שטות, ושאנשים אחרים מסכימים איתנו שהצד השני בעייתי. צריך להזהר כאן, כי לפעמים אנשים יסכימו איתנו מתוך נימוס או נחמדות, אז שווה להתחיל את השיחה בזה שאנחנו רוצים שהם יאמרו לנו אם אנחנו מגזימים.

השלב השני הוא לבקש באופן מנומס מהקולגה שיפסיק את ההתנהגות שלא נעימה לנו. זאת יכולה להיות שיחה פורמלית או לא, אבל חשוב שרק שנינו נהיה בחדר (שלא לבייש אותו) ושהבקשה תהיה ברורה ומפורשת. כדאי למקד את הבעיה בנו (זה מפריע לי/לא נעים לי) ולא בקולגה (אתה מפריע לי/אתה מתנהג בצורה לא נעימה). לפעמים באמת זה לא יפריע לאנשים אחרים, והמטרה שלנו היא לא להאשים או לשנות את הקולגה, אלא לשפר את המצב שלנו. במקרה הטוב, הקולגה יסכים לבקשות סבירות, ואפשר יהיה למצוא פתרונות לבעיה. אם לא, נאלץ לפנות לאנשים אחרים.

אם לא הצלחנו לפתור את הבעיה מול הקולגה, אני מציע להעלות את הנושא מול המנהלת. בשלב ראשון, אפשר להעלות את זה כהתייעצות. לספר לה כל מה שקרה – מה שהפריע לנו, איך ניסינו לטפל בזה, ואיך זה לא עבד. יכול להיות שיהיה לה רעיון איך לפתור את הבעיה. אולי היא מכירה יותר טוב את הקולגה, או שיהיו לה פתרונות אחרים. אם אחרי שניסינו את הפתרונות שלה הבעיה נשארת, יש לנו בסיס סביר לבקש לא לעבוד עם הקולגה הזה. זה לא אידיאלי, אבל אין סיבה שנסבול בעבודה בגלל הקולגות שלנו.