לפני לא מעט שנים, כשלמדתי באוניברסיטה, שמתי לב שאחרי שמונה בערב אני כבר לא חד. באופן כללי אני איש של שעות הלילה, אבל במה שנוגע ללימודים, אחרי שמונה בערב לא הצלחתי ללמוד חומר חדש היטב, וגם לא לפתור תרגילים. תכננתי את הימים שלי ככה שאני אוכל ללמוד בשעות מוקדמות יותר, ואם הגעתי לשמונה בערב עם לימודים שנותרו לי, הייתי משאיר אותם ליום אחר. להמשיך ללמוד היה שורף לי זמן, ויוצר טעויות. במקום להתקדם, הייתי סתם נשאר עם תסכול, הבנה לקויה, ותוצרים עם שגיאות.

מדי פעם צצים דיונים על כמה שעות כדאי לעבוד, מצופה לעבוד, או רצוי לעבוד. באופן לא מפתיע, הם אף פעם לא מגיעים להסכמות. חלק מזה נובע מהמתח הבלתי נמנע בין עובדות למעסיקות, אבל חלק מזה נובע גם מהבדלים אישיים. לא כולנו אותו הדבר, וזה בא לידי ביטוי גם בשעות העבודה שלנו. יותר מזה, גם המשימות שלנו בעבודה הן לא אותו הדבר.

המשימות השונות שלנו

הפספוס העיקרי שאני רואה בדיונים על שעות עבודה הוא על מה זו עבודה. הרבה פעמים אנשים רואים רק חלק ממה שהם עושים בזמן העבודה כעבודה "באמת". לדוגמה, הרבה פעמים מתכנתים רואים כתיבת קוד בתור העבודה שלהם, ואת השאר בתור בזבוז זמן, או תקורה הכרחית במקרה הטוב. פגישות ידועות לשמצה בתור בזבוז זמן שמפריע לעבוד. זה נכון שפגישות גרועות יכולות לבזבז הרבה זמן, אבל זה לא אומר שהן לא חלק מהותי מהעבודה.

כל דבר שעוזר לנו לקדם את המטרות של הארגון (דרך התפקיד שלנו) הוא חלק מהעבודה שלנו. פגישות אפקטיביות בהחלט יכולות להיות חלק מזה, כמו שאפשר לבזבז זמן גם בפעילויות אחרות, שלכאורה הן חלק יותר מהותי מהתפקיד שלנו. גם לאכול ארוחת צהריים ביחד, או לשתות את התה של הבוקר ביחד, בהחלט עוזרות לנו לעבוד. הקשרים החברתיים שלנו והגיבוש החברתי של הצוות מאוד חשובים לתפקוד השוטף, ולאכול ביחד מאוד מקדם אותם. לא שאני ממליץ לבלות יום שלם רק בגיבוש חברתי בלי אישור מהמנהלת, אבל יש סיבה טובה שמעסיקים מוכנים לשלם בכסף ובזמן עבודה על ימי כיף.

משימות שונות דורשות מאיתנו מיומנות שונות, ומשאבים שונים. למשל, פגישה תדרוש לדבר ולהקשיב, ובעיקר קשב מתמשך לאורך זמן. כתיבת אימיילים דורשת הקלדה, אבל מאפשרת הפסקות קצרות מתי שצריך. לאכול צהריים ביחד דורש בגדים מקצועיים, ולמצוא מה לאכול (ותאבון).

תרגיל נחמד שאפשר לעשות הוא לעקוב במשך יום או שבוע אחרי כל מה שאנחנו עושים. זה תרגיל שטוב לכל מיני דברים, כמו ניהול זמנים, אבל בהקשר הזה אפשר להשתמש בו בשביל למפות את סוגי המשימות שיש לנו. לכל סוג אפשר לכתוב מה הוא דורש מאיתנו: שכלית, רגשית, פיזית, וכולי. מתקבלת מזה מפה של העבודה שלנו, ומה אנחנו צריכים בשביל לבצע אותה.

להכיר את עצמנו

להכיר את עצמנו זה אתגר קשה, אבל מאוד משתלם. יש דברים שיותר קלים ויותר קשים לנו, ואף אחד אחר לא יכול לספר לנו מה יהיה קל ומה יהיה קשה. זה גם משתנה לפי שעות ביום, ימים בשבוע, עונות השנה, המצב הרגשי שלנו, אם אנחנו לבד או בציבור, כמה כבר עשינו את זה לאחרונה, ועוד הרבה הרבה דברים. לא רק זה, אנחנו גם משתנים לאורך החיים שלנו, וזה כולל את התחום הזה, וגם העבודה שלנו משתנה לאורך השנים.

כשעבדתי בפיתוח תוכנה, מאוד אהבתי לעבוד בחצי יום של ערב חג. המשרד היה שקט, אף אחד לא היה צריך ממני כלום, והייתי יכול להתרכז ברצף בקוד שלי. ברוב התקופה הזאת גם לא היו לי ילדים, אז לא היה לי חשוב להיות בבית בשעה כלשהי. בתור מנהל, אין לי כמעט מה לעשות בעבודה בימים האלה. הרוב הגדול של העבודה שלי תלוי באנשים אחרים, שלא נמצאים. אני חסום ברוב מה שאני ארצה לעשות. בנוסף, יש לי ילדים קטנים ואני רוצה להיות איתם בזמן הזה.

ארגון אחר של המשימות שלנו יכול לשפר את היכולת שלנו להתמודד איתן, וגם את ההרגשה שלנו. אפשר להוסיף לתרגיל מהסעיף הקודם איך הרגשנו לגבי המשימות. האם הרגשנו יעילים? האם היה לנו כיף? האם משהו הפריע לנו? אם משהו לא עובד, אפשר לנסות לשנות את הלו"ז שלנו – יותר/פחות עבודה מהבית, לעבוד בשעות אחרות, או להתאים משימות שונות לזמנים שונים. לדוגמה, יש הרבה אנשים שעוברים על הודעות באימייל/וואטסאפ בשעות קבועות ביום.

להכיר את הקולגות שלנו

רוב הקולגות שלנו הם בני אדם בדיוק כמונו (חלקם חתולים). כמו שלהכיר את עצמנו יכול לעזור לנו לעבוד בצורה טובה לבד, להכיר את הקולגות שלנו יכול לעזור לנו לעבוד איתן בצורה טובה. כמו שאנחנו צריכים לתאם את כלי העבודה שלנו עם שאר הצוות, ולא נעבוד כל אחד רק במה שמתאים לו, גם את שעות העבודה שלנו אנחנו צריכים לתאם.

הדרך הכי ישירה לעשות את זה היא לשאול. חלק מתיאום הציפיות שכדאי לעשות כשמתחילים לעבוד עם מישהי הוא לשאול אותה איך נוח לה לעבוד, כולל שעות. מתי מתאים לקבוע פגישות? מתי להתקשר? מתי לשלוח הודעות? במקרה הטוב היא תוכל לספר על עצמה, וגם תעריך את הנכונות לעבוד איתה בצורה שמתאימה לה. אם לא עשינו את זה כשהתחלנו לעבוד, תמיד אפשר לעשות את זה בשלב מאוחר יותר. זה אולי טיפה מביך, אבל אני לא מכיר מישהו שכועס כשרוצים לוודא שאיך שעובדים איתו מתאים לו, או שואלים אם יש משהו שאפשר לשפר.

דרך אחרת ללמוד את הקולגות שלנו היא להתבונן ולהיות קשובים. מי שמגיע כל בוקר באותה שעה ומייד לוקח כוס קפה, כנראה יהיה יותר עירני אחרי שהוא מסיים לשתות אותה, ולא כדאי לקבוע איתו פגישות לפני זה, אפילו אם הוא יסכים להקדים. אם רוצים לקשקש עם מישהי שמביאה אוכל מהבית ותמיד אוכלת באותה שעה, אפשר לשאול אותה אם מתאים לה לאכול ביחד.

להתנסות בשיטות עבודה שונות

אני מציע מדי פעם לגוון ולנסות שיטות עבודה שונות וזמני עבודה שונים. אפשר לנסות לקום מוקדם ולעבוד לפני כולם, לעבוד בערב כששקט, לקחת יום קבוע בלי פגישות, להקדים זמנים מסויימים לחלק מסויים מהעבודה, ועוד. את הפוסט הזה כתבתי כשהילדים בבריכה, ואני נשארתי בשקט במזגן. את כל הדברים האלה כדאי לתאם עם שאר הצוות, וחלקם עובדים הרבה יותר טוב אם עושים אותם ביחד, לדוגמה יום ללא פגישות. זה לכל הפחות ילמד אתכם על עצמכם, ויש סיכוי טוב שתמצאו שיפור כלשהו שתוכלו להמשיך להשתמש בו.