בעקבות הפוסט על מייל שאלו אותי שאלה, שלא הייתה מנוסחת בצורה ברורה כל כך, אבל אני חושב שהכוונה היתה ל"למה כבר לא משתמשים בשפופרות אוויר?". למי שלא עובדת בבית חולים או מוזיאון מדע, שפופרת אוויר היא בגדול צינור ארוך, שמחבר שני מקומות שונים, ובעזרת לחץ אוויר מסיע חבילות מקצה אחד לקצה השני. שפופרות אוויר עובדות מצוין, והיו בשימוש החל מהמאה ה- 19, בתור אמצעי דואר מהיר. אז למה הפסיקו להשתמש בהן, חוץ מאשר בבתי חולים ומוזיאונים?

בגדול, חלק מהרעיונות של שפופרות אוויר עדיין בשימוש בכל משרד. יש לנו צינורות שעוברים בקירות וברצפות ובתקרות, ועוברות בהן הודעות. ההבדל העיקרי הוא שבמקום שיהיה פתק שזז בתוך חבילה, יש ביטים שזזים בתוך חבילה (דיגיטלית) בתוך הצינורות. למעשה, זה מדהים עד כמה הדברים דומים. כמו בתמונה למעלה, כל צינור מעביר חבילות למקום שבו מנתבים אותן הלאה, כל חבילה אל היעד שלה. זה שונה (למשל) מקווי טלפון של פעם, שהיו מחברים את הקווים בין שני טלפונים וכך כל התקשורת הייתה עוברת ישירות על הקווים המחוברים, בלי חלוקה לחבילות וניתוב בנפרד של כל חבילה.

היתרון העיקרי שיש לצינורות המודרניים, שהם בעצם חוטי מתכת או זכוכית עטופים בפלסטיק (בניגוד לאוויר עטוף בפלסטיק), היא המהירות שלהם. בגלל שחשמל ואור הרבה יותר מהירים מאוויר, ההודעות מגיעות הרבה יותר מהר ליעד שלהן. גם החלפנו את הניתוב האנושי בניתוב של מחשבים, אבל זה יכול לעבוד גם עם צינורות אוויר.

החסרון של הצינורות המודרניים הוא שהם יכולים להעביר רק דברים דיגיטליים. בגלל זה עדיין משתמשים בשפופרות אוויר, כשצריך להעביר דברים פיזיים, כמו דגימות דם. יש מקומות שבהם גם משתמשים בשפופרות אוויר בשביל הפקדות לכספות. מה שמעניין פה, זה שבמקום שבו יש יתרון לאמצעי תקשורת משתמשים בו – וזאת בעצם הסיבה שיש לנו מגוון כל כך רחב של כלי תקשורת שאנחנו משתמשים בהם. לכל אחד יש יתרונות משלו.

במה משתמשים מתי ולמה

מתי להשתמש בפקס

אם אתם לא רוצים שיפנו אליכם. באמת, לאף אחד אין פקס, וזאת טקטיקה כל כך נפוצה לגרום לאנשים לוותר מראש שהעבירו חוק נגד זה. זאת הייתה טכנולוגיה נהדרת להעביר מסמכים בשנות השמונים, אבל כיום יש לה המון חלופות פשוטות יותר וזמינות יותר (למשל לצלם בטלפון ולשלוח במייל/וואטסאפ). אם מישהו אומר לכם לשלוח לו פקס, התגובה הנכונה היא לכעוס.

מתי להשתמש בדואר נייר

כשאתם ארגון רשמי שהחוק מחייב אותו לשלוח דואר. היתרון היחיד של דואר נייר הוא שהחוק במדינה מכיר בו ככלי רשמי לשלוח מכתבים. זה כמובן אבסורד כי הדואר לא עובד, אבל אף אחד לא אומר שהחוק הגיוני. דואר נייר לוקח מלא זמן, ומאבד מלא מכתבים וחבילות. אפילו אם אתם שולחים חבילה, כנראה עדיף להשתמש בחברת משלוחים.

מתי להשתמש באימייל

כשאתם רוצים שיתחסו אליכם ברצינות. אימייל הוא צורת תקשורת רשמית, שנוח להשתמש בה. יש לאימייל די הרבה יכולות, והוא מקובל לתקשורת רשמית, ולכולן יש אימייל שאפשר לשלוח אליו דברים. נוח להעביר אותו הלאה, ונוח לעבוד איתו. החסרון שלו (שהוא גם יתרון) הוא שהוא יחסית מובנה – יש כותרת, שולחת, נמענים, גוף, ועוד. זה אומר שצריך יחסית להשקיע בשביל להשתמש בו (ביחס לכלים דיגיטליים אחרים). זה הופך אותו לקצת פחות נוח לכתיבה, אבל נותן יותר משקל למה שנכתב. אם חשוב לנו שיתחסו ברצינות למה שאנחנו כותבים, אימייל הוא כלי מצוין.

מתי להשתמש בפתק

כשאתם רוצים להראות שאכפת לכם. זאת אמנם טכנולוגיה עתיקה, ופשוטה באופן קיצוני, אבל לכתוב פתק ולהשאיר למישהי זה עדיין בעל ערך. זה אמין בטירוף (יגיע ליעד), ומראה שהייתם במקום הזה. העובדה שזה חריג, ושבאתם פיזית, נותנת משקל גדול יותר למה שכתוב בפתק. זה בגדול אומר "היה לי מספיק חשוב לבוא לפה, אבל לא היית", וגורם לתגובה מתאימה. כבונוס, בגלל שזה דף חלק, אפשר גם לצייר עליו ולהעביר ככה מסרים לא מילוליים יחסית בקלות.

מתי להשתמש בשיחה פנים מול פנים

כשזה חשוב. שיחה פנים מול פנים זה כלי התקשורת הכי טוב שיש. בני אדם מתקשרים ככה עשרות אלפי שנים, אם לא מאות אלפי שנים, ואנחנו ממש טובים בזה. יש מגוון רבדים בשיחה כזאת שלא עוברים בכלי תקשורת אחרים. החסרון הוא שיכול להיות קצת קשה לתאם אותה, כי צריך להיות פנויים באותו מקום ובאותו זמן, ולכן יכול לקחת יותר זמן עד שהשיחה תקרה. כל דבר חשוב מספיק או רגיש מספיק, עדיף שיקרה בשיחה פנים מול פנים.

מתי להשתמש בשיחת וידאו

כשזה חשוב, אבל קשה להפגש. שיחת וידאו היא הדבר הכי קרוב שיש לשיחה פנים מול פנים, אבל המרחק הוא עדיין מאוד גדול. לא רואים טוב שפת גוף, יש פער בזמנים של הדיבור, והשיחה הופכת להיות הרבה יותר מובנית ופורמלית. עדיין רואים אחד את השניה, וזה מזכיר שיש בת אדם בצד השני, אבל זה מאוד רחוק משיחה נוחה ומשוחררת פנים מול פנים. מצד שני, זה מאפשר לדבר עם אנשים שנמצאים מאוד רחוק, אפילו במדינה אחרת, ובמקרים האלה זה הכי טוב שאפשר בלי שמישהי תעלה על מטוס. שיחת וידאו מתאימה כשהקושי להפגש פיזית לא מצדיק את התועלת בשיחה פנים מול פנים, וזה מאזן שיקולים עדין.

מתי להשתמש בשיחה קולית

אם זה ממש דחוף, או לא מאוד חשוב. יש שתי דרכים להתייחס לשיחה קולית: האחות הפחות מוצלחת של שיחת וידאו, או כאחות היותר רצינית של לשלוח הודעה בטלפון. התפיסה הראשונה יחסית נכונה, למרות ששיחה קולית לא פחות מוצלחת משיחת וידאו. היתרון הגדול של שיחה קולית היא שהיא יותר קלה. שיחת וידאו דורשת רמה יחסית גבוהה של ריכוז (יותר משיחה פנים מול פנים), ושיחה קולית הרבה פחות מעייפת. בנוסף, אם רוצים לעבוד על משהו תוך כדי (כחלק מהשיחה או לא), יותר קל לעשות את זה בשיחה קולית.

לעומת זאת, התפיסה של שיחה קולית כגרסה רצינית יותר של הודעה טלפונית שגויה לחלוטין. שיחה קולית לא מתוכננת מבקשת מהצד שני להפסיק כל מה שהוא עושה מיידית ולהתייחס אליה. זה הגיוני רק אם יש מקרה חירום. כל "שיחת טלפון" היא בעצם פגישה, וכמו שלא הגיוני לצפות מאנשים להפסיק הכל לפגישה לא מתוכננת, לא הגיוני להתקשר אליהם לשיחה לא מתוכננת. שיחה והודעה הם יצורים שונים לגמרי – להודעה אפשר להתייחס מתי שמתאים, ושיחה דורשת התייחסות מיידית.

מתי להשתמש בהודעה קולית

אם הזמן של מי שאתם שולחים להם הודעה לא חשוב לכם, ואתם לא רוצים שיקשיבו לה. הודעה קולית זה אחד הדברים הכי פחות נוחים שיש. זה הרבה פחות נוח להקשיב להודעה קולית מאשר לקרוא הודעה כתובה: צריך להפסיק מה שעושים, ללכת למקום שבו אפשר להקשיב, ואז להקשיב, מה שלוקח יותר זמן מאשר לקרוא. זה יותר קל לשולח הרבה פעמים, מה שמעביר מסר שהזמן שלכם יותר חשוב מהזמן של מי שאתם שולחים לה הודעה. זה אף פעם לא מסר טוב. בנוסף, בגלל שקשה יותר להקשיב להודעה, הרבה פעמים יקח יותר זמן עד שיקשיבו לה, אם בכלל. הודעה קולית היא אפשרות טובה רק אם אתם באמצע נהיגה ולא יכולים לכתוב, ויש לכם משהו נורא נורא דחוף שלא יכול לחכות לסוף הנהיגה.

מתי להשתמש בסמס

אם אתם שולחים ספאם או הודעה אוטומטית אחרת. בארץ כמעט לכולם יש וואטסאפ, שזו תוכנה עדיפה לאין שיעור על סמס, לכל מי שיש לו טלפון חכם. כיוון שיש אנשים בלי, מערכות כלליות צריכות עדיין להשתמש בסמס, אבל אם אתם אנשים בשר ודם, אין שום סיבה שתשתמשו בסמס. לכל צורך שתרצו, יש כלים יותר טובים.

מתי להשתמש בוואטסאפ (ושאר תוכנות מסרים מיידיים)

כשיש לכם מחשבה שאתם רוצים למסור. היתרון הגדול של וואטסאפ, טלגרם, סיגנל וכל שאר התוכנות האלה (שהן בדיוק אותו הדבר חוץ מהלוגו), הוא שקל להשתמש בהן. אין מה לזלזל בזה, זה יתרון עצום. לרוב הגדול של הדברים, מה שהכי קל הוא גם הכי טוב. יש סיבה שאנחנו כל היום בדברים האלה. אם בא לכם לספר משהו למישהי – זאת כנראה הדרך הכי טובה לעשות את זה, אלא אם יש סיבה טובה להשתמש במשהו אחר.

מתי להשתמש בסלאק (ושאר תוכנות מסרים מיידיים פנימיות)

כשאתם רוצים להשתמש בוואטסאפ, אבל לצורך עבודה. בארגונים שיש להם סלאק (או אחד המתחרים שלו), הוא למעשה מבצע בדיוק מה שוואטסאפ עושה, רק עם יכולות שמעניינות את מקום העבודה. לנושאים מקצועיים, עדיף להשתמש רק בכלים המקצועיים (אם יש). ככה אתם גם מרכזים את הנושאים המקצועיים בנפרד והלא-מקצועיים בנפרד, ויותר קל להתמקד בכל דבר. שימוש בכלים האלה גם מקל על אנשים שלא לעבוד מחוץ לשעות העבודה, שזאת בעיה קשה בהרבה מקומות.

מתי להשתמש ברשתות חברתיות

כשאתם לא רוצים להגביל את הנמענים. ההבדל העיקרי בין רשתות חברתיות לבין כלי תקשורת אחרים היא שברוב כלי התקשורת אנחנו בוחרים באופן מאוד מפורש עם מי אנחנו מדברים, אבל ברשת חברתית אנחנו מפרסמים לקהל רחב, ואולי אפילו בלתי מוגבל. יש לזה יתרונות וחסרונות, אבל אם אנחנו רוצים להגיע לקהל כמה שיותר רחב, או להרבה מאוד אנשים, בלי לבחור אותם אחד-אחד, זה יכול להיות פתרון טוב.

מתי להשתמש בכלים אחרים

יש עוד כלים שלא עברתי עליהם כאן: דברים שלא חשבתי עליהם, אני לא מכיר, או סתם נראו לי לא מספיק שונים או מעניינים. לכל אחד מהם יש יתרונות וחסרונות. בנוסף, לפעמים מקובל חברתית להשתמש בכלי מסוים לדברים מסוים, וזאת כנראה סיבה מספיק טובה לדבר עם כולם איך שהם רגילים. אם יש כלי חשוב שנראה לכם שכדאי לי להוסיף לרשימה כאן, אני אשמח אם תאמרו לי.