רוב הארגונים הפורמליים – חברות, עמותות, משרדי ממשלה, הכנסיה הקתולית, ועוד – הם ארגונים היררכיים. כלומר, הם בנויים בצורה שבה לכל אחת יש מנהלת אחת שהיא מדווחת לה, עד למנהלת הכללית של אותו ארגון.

המבנה המשותף הזה אומר שיש עקרונות שמשותפים להתנהלות של הרבה מאוד ארגונים. שווה להבין אותם, ומה הם אומרים לנו על איך הארגון עובד ומה כדאי לנו לעשות.

כל עובדת מדווחת בדיוק למישהי אחת

זה נובע מעצם ההגדרה של היררכיה, אבל זאת אבחנה מאוד חשובה, עם השלכות מיידיות. יש לכל אחת (חוץ מהמנהלת הכללית) רק מנהלת אחת שלה היא חייבת דין וחשבון. למנהלת יש בדרך כלל גם כלים לאכוף את מערכת היחסים הזאת. למשל, למנהלת בדרך כלל יש משקל גדול בהחלטות שכירה ופיטורים. למעשה, אחת הבעיות של מוסד הקביעות היא שהוא מאוד מחליש את הקשר הזה, ולכן מקשה על הארגון לתפקד.

מצד שני, זה אומר שלאנשים אחרים בארגון, בכירים ככל שיהיו, אין סמכות פורמלית אלא אם הם במעלה שרשרת הניהול. אם מישהו מחוץ לשרשרת הניהול רוצה משהו, הוא יכול לכל היותר לשכנע או לבקש יפה. יש גם השפעה רכה בעולם, ועדיף לעזור לאנשים כשאפשר, אבל הפער בין בקשה של המנהלת לבקשה של כל אחד אחר הוא אדיר.

לא רק שזה לא פסול לעשות רק מה שהמנהלת מבקשת לעשות, זה בדיוק מה שצריך לעשות לפי ההגדרה הפורמלית.

ההיררכיה חיונית לתפקוד הארגון

בארגונים היררכיים, החלוקה ההיררכית מגדירה תחומי אחריות ומשימות. כל מנהלת, החל מהמנכ"לית, לוקחת את מה שהיא רוצה לעשות ומחלקת לעובדות שתחתיה. התהליך הזה מפעפע לכל הארגון, וכך כל הארגון מצליח לעבוד בתיאום לאותה מטרה. זה נכון בכל גודל של ארגון, ולכל מטרה. התיאום הזה הוא יכולת קריטית של המבנה, והוא זה שמאפשר לפרויקטים גדולים שכוללים הרבה אנשים לקרות.

אם מתעלמים מההנחיות האלה מקבלים כל מיני כשלים. דוגמה קיצונית היא הפיכה צבאית – בסופו של דבר, מדובר במפקד צבאי שמחליט שלא להקשיב למי שמעליו בהיררכיה. דוגמה יותר יומיומית היא עובדת שמחליטה לעבוד על פרויקט שהמנהלת שלה לא ביקשה ממנה לעבוד עליו, ואז אין לפרויקט הזה תמיכה מחלקים אחרים של הארגון (כי אף אחד לא יודע עליו/תכנן לעזור לו), ולעבודה של חלקים אחרים בארגון אין את התמיכה שהם צריכים (כי העובדת לא עשתה את העבודה שתכננו שהיא תעשה).

התפקיד היחיד הוא לעזור למנהלת למלא את התפקיד שלה

יש הרבה תפקידים בעולם, אבל לכל מי שיש לה מנהלת יש בעצם אותה מטרה בסיסית: לעזור למנהלת. בגלל חלוקת התפקידים במבנה ההיררכי, כל פעולה שלא עוזרת למנהלת למלא את התפקיד שלה שוברת את המבנה הארגוני ואת התוכניות של הארגון. גם אם זה נשמע מצוין, זה לא מתואם עם שאר הארגון. אפשר כמובן להעלות הצעות, ויכול להיות שהמנהלת תצורך להעלות אותן הלאה, אבל כל עוד זה לא חלק מהתוכנית של הארגון וממטרות המנהלת, זה בעצם לא עוזר לארגון.

זה אומר שהדבר הכי חשוב לעובדת לדעת הוא מה המטרה (או לרוב, המטרות) של המנהלת שלה. בלי לדעת את זה, אי אפשר לדעת מה כדאי לעשות. יש כל מיני דרכים לקדם את המטרות האלה, ולכל אחת יכולות וגישות משלה, אבל בלי מטרה ברורה אי אפשר לכוון. כמובן שזה לא אומר שאסור לעזור לאנשים אחרים. הרבה פעמים לעזור לאנשים אחרים יכול לקדם את המטרות של המנהלת. מצד שני, כדאי לוודא עם המנהלת אם זה מסתדר עם המטרות שלה כל פעם שמשהו נראה גבולי. לא פגשתי מנהלת שלא אוהבת ששואלים אותה מה היא רוצה שיקרה.

לאנשים עם מנהלת משותפת יש אותה מטרה

אחד הדברים היפים בנקודה הקודמת הוא שהיא לא תלויה במקצוע. אפילו עובדות במקצועות שונים לחלוטין, שמדווחות לאותה מנהלת, חולקות אותה מטרה. זה לא משנה אם חלקן מנהלות בעצמן או לא. לכולן יש מטרה משותפת. באופן אירוני, היחידה בצוות שיש לה מטרה אחרת היא מנהלת הצוות – המטרה שלה היא רמה אחת גבוה יותר בארגון.

שותפות המטרה הזאת היא חלק ממה שמייצר בצוותים תחושת אחווה, כשזה עובד טוב. לפעמים לכולם יש תפקידים חופפים ולפעמים יש תפקידים משלימים, אבל בסופו של דבר כולם עובדים ביחד לאותה מטרה. היכולת לעבוד ביחד לאותה מטרה, עם החוזקות והחולשות של כל אחד, היא מה שהופך צוות ליותר מאשר אוסף של אנשים.

קל יותר לעבוד עם אנשים קרובים יותר ארגונית

ההיגד המשלים של הנקודה הקודמת הוא שלאנשים בלי מנהלת משותפת אין אותה מטרה. אם נכליל את זה לכל השרשרת הניהולית, הסיבה ששני אנשים נמצאים באותו ארגון היררכי היא שיש להם מנהלת משותפת ברמה כלשהי. אחרת זה פשוט לא אותו ארגון. אבל לתתי ארגונים שונים יש משמעות גדולה. כמה שהמנהלת המשותפת הראשונה יותר קרובה, ככה המטרות יהיו יותר קרובות. הרבה פעמים זה גם יאמר שהכלים יהיו דומים, אבל ממש לא תמיד.

זאת הסיבה שמבנה ארגוני כל כך חשוב. יותר קל לשתף פעולה עם אנשים שיש להם מטרות יותר קרובות. אם ניקח צוות ונעביר אותו כמו שהוא למקום ארגוני אחר, פתאום יהיה לו הרבה יותר קל לעבוד אם אנשים אחרים לגמרי – וקשה יותר לעבוד עם הסביבה הישנה שלו. מקרה קיצוני כאן הוא רכישה של חטיבה. לפעמים חברה רוכשת מחברה אחרת חטיבה שלמה. צוותים עוברים בשלמותם לארגון אחר, ופתאום צריכים ללמוד נהלים חדשים ולעבוד עם אנשים אחרים, אפילו שהעבודה הבסיסית שלהם לא השתנתה. וכל זה רק בגלל שמנהלת בכירה שאולי הם בכלל לא מכירים עכשיו מדווחת למנהלת אחרת.

בתוך ארגונים מספיק גדולים, הקשר הארגוני בין חלקים מספיק רחוקים ארגונית יכול להיות מספיק חלש בשביל להיות חסר משמעות. אם אין יכולת אפקטיבית להגיע למנהלת משותפת (בגלל שהיא בכירה מדי), אנשים לא יכולים להשתמש בקשר הארגוני ביניהם. בשלב הזה אנשים יכולים להרגיש שהם חלק מאותו ארגון כי הם עובדים באותו מקום פיזי, או שיש להם שפה ארגונית דומה, אבל המבנה ההיררכי לא תומך בשיתוף הפעולה שלהם. בשלב הזה החלק הדומיננטי במערכת היחסים מפסיק להיות של קולגות והופך להיות משהו אחר, כמו לקוח ונותן שירות.