אחד הדברים האהובים עלי בעבודה הוא לא להיות בפגישה, ויש לי לא מעט פגישות.

יש לי לפעמים ימים שיש לי רצף פגישות ארוך, ויש לי לפעמים רצפי פגישות ארוכים שהם כל יום העבודה שלי. זה נותן לי תמריץ מאוד חזק לצמצם כמה שרק אפשר את הזמן שבו אני נמצא בפגישות. באופן כללי, פגישות הן דברים מאוד יקרים בזמן של אנשים – אפשר לאכול בקלות רבה ימי עבודה שלמים מצטברים על כל המשתתפים והמשתתפות בלי לשים לב. למשל, פגישה של שעה של 8 אנשים עולה יום עבודה שלם, וזה רק נטו, בלי כל העלויות מסביב (להגיע לפגישה, לתאם אותה, להזיז אותה שלוש פעמים, …).

נכון, יש דברים שצריך בשבילם פגישות, אבל יש גם הרבה דברים שלא. ולקבוע פגישה כשלא חייבים פוגע בכולם. יש לי כמה סימנים שעוזרים לי לזהות שבעצם לא היה צריך לקבוע פגישה:

אין לפגישה מטרה ברורה

זה הדגל האדום הכי נפוץ. אני לא בטוח למה, אבל הרבה פעמים אנשים רוצים "לדבר", בלי לחשוב על מה, או שבאמת יש להם מה לתרום, אבל הם לא חשבו על זה לעומק. לפעמים זאת פגישת "התנעה" שלא ברור מה יקרה בה, לפעמים גם פגישות סטטוס (שיש בהן ערך באופן כללי) נופלות לקטגוריה הזאת. התוצאה של פגישה כזאת כמעט אף פעם לא תהיה ניצול יעיל של הזמן, ויש סיכוי מאוד גבוה שבכלל לא יזמינו אליה את כל האנשים הנכונים.

אם ברגע שאתן מקבלות את הזימון לפגישה לא ברור מה הפגישה מנסה להשיג, כנראה שהיא לא שווה את הזמן של אף אחת.

המטרה של הפגישה היא העברת מידע בכיוון אחד

הפגישות האלה יכולות להיות מטעות, כי לכאורה יש בהן ערך. הן אפילו לרוב משיגות משהו. הן פשוט לא מאוד טובות במה שהן עושות. המטרה של פגישה היא אינטראקציה, אם מה שיקרה בפגישה הוא חד כיווני, הוא יכול להיות הרצאה (אולי אפילו מוקלטת), אבל לרוב הוא יכול ממש להיות אימייל. אימייל הוא דרך הרבה יותר טובה להעביר מידע, כי הכל כתוב אחר כך, ואפשר בקלות להעביר אותו הלאה. אפשר גם לקרוא רק מה שחשוב או רלוונטי באותו רגע. אם זה הרבה, זה יכול להיות מסמך כלשהו שנשלח באימייל.

אפילו אם מדובר בהרצאה בתחפושת של פגישה, חשוב לדעת את זה. להרצאה אנשים יכולים להחליט לא להגיע ולהשלים את המידע בצורה אחרת.

המטרה של הפגישה לא רלוונטית לחלק (או כל) המשתתפות

כמה שיש יותר משתתפות בפגישה, ככה היא תהיה איטית יותר, והסיכוי שלה להגיע למשהו שימושי בסוף נמוך יותר. פגישה של עשרה א.נשים ומעלה היא כבר לא פגישה אלא קרקס, ולא מהסוג הכיף (אלא אם היא מאוד-מאוד מובנית). אי אפשר באמת לנהל דיון אפקטיבי בכאלה גדלים, וזה מבטיח שא.נשים שפחות נוטים לדבר פשוט ישתקו, גם אם יש להן מה לומר.

רוצה לומר, יש סיבה מאוד טובה לזה שיהיו כמה שפחות אנשים בכל פגישה, מעבר לזה שחבל על הזמן של אנשים. אם יש אנשים שלא ברור למה הם דרושים לצורך מטרת הפגישה, זה דגל אדום באופן כללי. אחת האפשרויות היא שעבורן לפחות, ייתכן שמספיק לשלוח סיום של הפגישה במייל במקום לגרור אותן אליה.

האורך של הפגישה לא מתאים למטרה שלה

פגישה שהיא ארוכה מדי או קצרה מדי בשביל להשיג את המטרה שלה היא סימן לזה שמארגן הפגישה לא חשב עליה לעומק. יכול להיות שזה סתם תופס עוד זמן בקלנדר (אבל גם יגרום לאנשים למרוח עוד זמן בפגישה), יכול להיות שאין סיכוי להשיג את המטרה והפגישה תעצר באמצע, אבל גם יכול להיות שבכלל הפגישה לא תוכננה. זה דגל אדום שאומר שיכול להיות שצריך להחליף את הפגישה הזאת במייל ששואל מה בכלל אנחנו רוצים להשיג כאן.

אז מה אפשר לעשות?

מה שאני אוהב לעשות זה לשלוח מייל מנומס (חשוב!) ונחמד (גם חשוב!) למי שמארגן את הפגישה, ורק אליו, כי אין פה מטרה להוציא אותו רע. אפשר לשאול מה מטרת הפגישה, או למה אנשים מסויימים (הכי טוב, אני) צריכים להיות בה. מתוך התשובה כנראה יקרו אחד משני דברים:

1. הפגישה תהיה מתוכננת יותר טוב, ותהיה יותר יעילה ופחות מייאשת.
2. תוכלו להתחמק מהפגישה, ולהתעסק עם הנושא רק במייל.

מצב קלאסי של win-win, גם עבורכם, וגם עבור מי שמארגן את הפגישה: המארגן גם מקבל משוב על איך הוא מארגן פגישות, וגם פגישה יותר אפקטיבית. במיוחד עוזר לעשות את זה בעקביות – אחרי פעמיים-שלוש כבר יבינו שאתם המעצבנים שרוצים שלכל פגישה תהיה מטרה וסיבה טובה שאתם שם, וכבר מראש יזמינו אותכם לפחות פגישות מיותרות 🙂 .