אנחנו יצורים של הרגלים. מאוד קל לנו לעשות את מה שאנחנו רגילים לעשות, ומאוד קשה לנו לעשות את מה שאנחנו לא רגילים לעשות. יש לזה יתרונות וחסרונות, אבל אחד הדברים שזה אומר הוא שמאוד חשוב לבחור הרגלים שעוזרים לנו. הם יכולים לעזור לנו להרגיש יותר טוב, להיות בריאים יותר, או להספיק יותר דברים. הרגלים שאנחנו חוזרים עליהם לפי סדר היום שלנו הופכים לשגרה שלנו (בניגוד להרגל לומר "אוי" כשדופקים את הזרת ברגל של השולחן).

שגרה יכולה להשמר באותה צורה במשך המון, ולרוב אנשים לא משנים אותה. בדרך כלל שגרה משתנה בעקבות משהו חיצוני: שינוי במקום מגורים, שינוי משפחתי, שינוי בעבודה, מלחמה, מגפה, ועוד. במקרים האלה אנחנו נאלצים לבנות לעצמנו שגרה חדשה. בכל מקרה, כיוון שלשגרה יש השפעה כל כך גדולה עלינו, שווה לבנות אותה באופן מודע, ואפילו לבחון אותה מדי פעם. לשנות את מה שלא מתאים לנו, ולהשאיר רק מה שמתאים.

לבחור זמן לעבודה

לרובנו יש עוד דברים בחיים מלבד עבודה, כמו שינה, אוכל, היגיינה, ואולי גם דברים כמו משפחה, חברים, ותחביבים שדורשים זמן. זה אומר שאנחנו צריכים לבחור כמה מהזמן שלנו להשקיע בכל אחד מהם, וגם איזה חלק ממנו. שעות הבוקר הן לא אותו הדבר כמו שעות הערב או שעות הלילה. לכל אחד ואחת יש שעות טובות יותר ופחות לכל אחד מהדברים האלה. הבחירה שלנו גם מוגבלת במידה מסוימת, גם כי יכולות להיות ציפיות ממקום העבודה שלנו לגבי שעות העבודה שלנו, אבל גם מחלקים אחרים מהחיים שלנו. לדוגמה, יכול להיות שילדים ירצו שיאספו אותם מהגן דווקא בשעה מסוימת ולא מתי שנוח לנו.

הבחירה הזאת היא אחת מההחלטות הכי חשובות שאנחנו עושים בחיים. היא משפיעה על הבריאות שלנו (האם נעשה ספורט?), על מערכות היחסים שלנו (האם יש לנו זמן להשקיע באנשים?), על אפשרויות התעסוקה שלנו (האם יש לנו זמן למשרה מלאה? לעבודה במשרד מרוחק?), ובאופן כללי איך יראו החיים שלנו. כל החלטה שמשפיעה עליה, כמו מיקום פיזי של עבודה או מקום לימודים, היא החלטה שצריך לשקול לעומק.

למרות כל האילוצים, עדיין יש לנו מרחב בחירה, וחשוב להבין את ההשלכות של הבחירות שלנו. אחת הבחירות שאני עשיתי לפני כמה שנים הייתה להפסיק למהר לשים את הילד הקטן שלי בגן הכי מוקדם שאפשר ומשם למהר למשרד אלא להתארגן בנחת, ובנוסף לצאת קצת יותר מוקדם מהמשרד לאסוף אותו. זה אמנם משאיר פחות זמן לעבודה, אבל מוריד לחץ באופן ניכר. זה שיפר לי את החוויה של יום העבודה באופן משמעותי, וכנראה גם לבן שלי. אישית, אני גם עובד בצורה טובה יותר כשאני פחות לחוץ.

יש גם יתרון גדול אם מצליחים לארגן לו״ז קבוע לאורך זמן. הוא לא חייב להיות אותו הדבר כל יום (למרות שזה כדאי), אבל גם לו״ז שבועי הוא טוב. זה מקל עלינו לתכנן קדימה, וחוסך לנו את העבודה לארגן לו״ז כל יום מחדש. זה כמובן דורש שדברים בחיים שלנו יוכלו להיכנס ללו״ז קבוע, מה שלא תמיד אפשרי. במקרה הזה אפשר לייצר לו״ז של ימים מסוג מסוים, כמו יום שבו מתחילים לעבוד מוקדם או יום שבו אוספים את הילדים, ואז רק לשבץ אותם בשבוע (השבוע יהיה יום עבודה מהבית בשני וברביעי).

לארגן את הסביבה הפיזית

לסביבה הפיזית יש השפעה מאוד חזקה על ההתנהגות שלנו. מאוד קשה לא לאכול עוגיות כשהן נמצאות בצלחת על שולחן העבודה שלנו. הרבה יותר קל לא לאכול אותן כשהן נמצאות בתחתיתו של ארון תיוק נעול שנתחב לבית שימוש שאינו בשימוש, עם שלט על הדלת, זהירות נמר. לכן, אם נרצה לאכול עוגיות, כדאי לשים אותן בצלחת. אם נרצה לאכול פירות וירקות, כדאי לחתוך אותם ולשים בצלחת. לחתוך ירקות זה הרגל קל, והרבה יותר קל מלשכנע את עצמנו לאכול בריא כשאנחנו רעבים.

אותו עיקרון נכון גם לדברים מקצועיים יותר (אלא אם אתן שפיות, ואז תשכחו שאמרתי את זה). אנשים שאנחנו רוצים לעבוד איתם, כדאי להתמקם לידם. תוכנות שאנחנו רוצים לעבוד איתן, כדאי למקם במקום זמין במחשב. כלי עבודה שאנחנו רוצים לעבוד איתם, כדאי למקם קרוב לאיפה שאנחנו עובדים. ההיפך כמובן גם נכון – כדאי לא להיות קרובים לאנשים שאנחנו לא רוצים לעבוד איתם. זה יגרום להם לדבר איתנו פחות.

הסביבה שלנו צריכה גם להיות נוחה ובריאה. כסא שלא מתאים לנו יכול ליצור נזקים בריאותיים לטווח הארוך, ומקלדת לא נעימה תתסכל אותנו ותסיח את דעתנו מדברים אחרים. זה לא כיף, לא בריא, ולא מועיל. השקעה בסביבה פיזית טובה היא השקעה חד פעמית, שמקבלים ממנה רווחים כל יום, בלי אפילו לשים לב. אם יש לנו יותר מסביבה פיזית אחת, לדוגמה בעבודה היברידית משרד/בית, צריך לסדר את כולן, ומאוד יכול להיות שהן לא צריכות להראות אותו הדבר. למי שכל הזמן עובר בין מקומות כדאי להשקיע באמצעי התחבורה, ולארגן ״משרד נייד״ בתיק, שאפשר לפרוש בקלות בכל מקום.

לשבץ סוגי עבודה שונים

לעבודה יש חלקים שונים, ואת חלקם אפשר לתכנן. חלק אי אפשר לתכנן: מקרי חירום, מישהו שבא לבקש לעזרה, תקלת חומרה. דברים שאפשר לתכנן, כדאי לחשוב מתי עושים אותם, ולהפוך את זה לשגרה. אפשר לעבור על אימיילים כל בוקר תוך כדי ששותים תה. זה הופך את זה לשגרה נעימה (בתקווה שהמיילים נעימים), מוודא שבאמת נעשה את זה לפחות פעם ביום, נותן לקולגות שלנו וודאות לגבי זמן התגובה שלנו, ומשחרר אותנו לא לעשות זה כל הזמן, ולא להיות מוטרדים ממתי נעשה את זה.

יכול להיות שחלקים שונים מהעבודה יותר קל או אפקטיבי לעשות בזמנים שונים. אם יש יום שבו עובדים מהבית, זה יום טוב לעבודה שדורשת שקט וריכוז, או אולי דווקא לפגישות וירטואליות עם אנשים שעובדים במקומות רחוקים. יכול להיות שבסוף השבוע כבר אין לנו כוח, ועדיף לשבץ שם משימות קלילות יותר. כדאי גם להשאיר חלונות לא מתוכננים, בשביל עבודה שאי אפשר לתכנן. לפעמים יש דברים שאי אפשר לתכנן, אבל הם לא דחופים לשנייה הזאת.

בשיבוץ סוגי עבודה, כמו בבחירת הזמן לעבודה, יש יתרון ללו״ז יומי, אבל עדיין יש ערך ללו״ז שבועי. מעבר לזה, יכול להיות ששגרה חודשית, רבעונית, אפילו שנתית תהיה טובה עבור משימות שצריך לבצע פעם בהרבה זמן. יצירת ההרגל הרבה יותר חלשה בטווחי זמן כאלה, אבל זה עוזר לא לפספס דברים. בניית המסגרת אמורה לשחרר אותנו מדאגה לגבי מה אנחנו צריכים לעשות עכשיו, ולתת לנו להתרכז במשהו שאנחנו עושים.

לתכנן הפסקות

הפסקות הן חלק קריטי מהעבודה, ובטח בבניית שגרה. קל מאוד לשכוח להקצות זמן להפסקות, כי זה לא משהו ש״צריך״ לעשות. מצד שני, אי אפשר לעבוד יום שלם בלי הפסקה. אנחנו בני אדם, ואם ננסה להתעלם מזה הגוף שלנו יזכיר לנו את זה. במקום להגיע למצבים לא נעימים, עדיף לתכנן מראש את ההפסקות.

הפסקות מתוכננות מבטיחות לנו שבשאר הזמן נוכל להתרכז במה שאנחנו עושים, ושאנחנו לא משקרים לעצמנו בתכנון. הפסקה טובה יכולה גם להיות כיף, וגם לעזור לנו. לדוגמה, אפשר לקבוע ארוחת צהריים עם קולגות. זה יכול להיות כיף, וגם לבנות מערכות יחסים חשובות. מצד שני, לא כל הפסקה צריכה לקדם אותנו. לפעמים צריך הפסקות בשביל לנוח ושיהיה לנו כיף. כיף הוא מטרה חשובה בפני עצמה, גם בעבודה.

אורך הפסקה, תדירות הפסקות, ומה עושים בהם זה משהו מאוד אישי, ויכול להשתנות עם השנים, וגם לפי סוג העבודה. כדאי שהפסקה תהיה שונה מהעבודה: אם עובדים בישיבה, בהפסקה כדאי לזוז. אם עובדים לבד, כדאי להיות בהפסקה באינטראקציה עם אנשים. כדאי שיהיו לנו כלים טובים להפסקות: ספל שאוהבים בשביל הפסקת שתיה, מקום לזוז בשביל הפסקת של ספורט. עדיף שאלה יהיו דברים שלא משמשים אותנו לעבודה, כי זה יעזור לנו לעבור באופן חד וברור מהפסקה לעבודה ולהיפך.

השגרה צריכה לעבוד בשבילנו, לא אנחנו בשבילה

לכולם יש שגרה, לא משנה כמה החיים מרגישים בלתי צפויים. אנחנו יצורים של הרגלים, והמציאות של חיינו לא משתנה ב- 180 מעלות כל יום. השגרה הזאת יכולה לעשות לנו טוב, או לעשות לנו רע, וכנראה שחלק ממנה עושה טוב וחלק עושה רע. שינוי שגרה באמצעות כח רצון בלבד הוא קשה מאוד, מה שאומר שאי אפשר לעשות הרבה שינויים כאלה. שינויים בשגרה צריכים להיות קלים בשביל שהם יצליחו.

בשביל שהשגרה תהיה קלה לנו, כדאי לגייס כמה שיותר כלים שיעזור לנו. זה יכול להיות לקבוע עם אנשים אחרים, ואז הם יעזרו לנו, או שחוסר הנעימות מהם יעזור לנו. זה יכול להיות לשים תזכורת בטלפון מתי לעשות דברים (אם זה עוזר, לא בהכל זה עובד). זה יכול להיות לחבר שינוי שפחות אוהבים (לעשות משהו מבאס) עם משהו שיותר אוהבים (לא לעשות אותו כל שאר היום!). זה יכול להיות לקנות את הציוד המגניב שיהפוך את החוויה ליותר נעימה, ואז נעשה אותה.

אם שינוי בשגרה מרגיש כמו עונש, זה כנראה לא הדבר הנכון לעשות. כל שינוי בשגרה אמור להיות לטובה. מדי פעם כדאי גם לבחון את השגרה, ולחשוב אם יש חלק בשגרה שמרגיש כמו עונש. אם זה מרגיש כמו עונש, כדאי לחשוב איך אפשר לשפר אותו. לא בטוח שפתאום יהיה כיף לשטוף כלים, אבל זה יכול להיות נעים יותר אם יש מוזיקה ברקע, או יותר כיף אם שוטפים אותם ביחד.