לפגישות יצא שם רע, וזה בעיקר בגלל שהרבה פעמים פגישות מנוהלות רע, ואז הן בזבוז זמן של הרבה אנשים, וכנראה גם משעממות. מצד שני, זה עדיין כלי שימושי, וכולנו נמצאים בסוגים שונים של פגישות די הרבה מהזמן שלנו: עדכונים יומיים/שבועיים/חודשיים, פגישות אישיות, פגישות צוות, ראיונות עבודה, הרצאות, מצגות, ועוד. היכולת לנהל פגישה הופכת אותן מבזבוז זמן מייאש לכלי אפקטיבי להגיע לתוצאות. עדיף לנהל פגישה מאשר לסבול מפגישה שאף אחד לא מנהל אותה.

המיומנויות הדרושות לנהל פגישה דומות בהרבה דברים לניהול עבודה ואנשים לאורך זמן. מצד שני, יש לפגישה טווח מאוד קצר. בתקווה, לא יותר משעה. זה הופך ניהול פגישה לניסוי קטן בניהול. זאת הזדמנות מעולה לתרגל מיומנויות ניהוליות, לראות אם ניהול מתאים לנו אם לא יצא לנו למלא תפקיד ניהולי, ולהפגין את היכולות שלנו אם אנחנו רוצים אחריות ניהולית.

של מי הפגישה הזאת?

לכל פגישה צריך להיות מישהו אחד שאחראי עליה ומנהל אותה. הרבה פעמים זה יהיה מי שקבע אותה, או מי שיש לו סטטוס יותר גבוה. בחלק מהמקרים זה נובע מההקשר: בראיון עבודה זאת תהיה המראיינת, ובפגישת עדכון זה יהיה מי שמעדכן. כל אלו הם לא יותר מכללי אצבע, ויש להם חריגים. מה שחשוב שהוא שיהיה מישהו שמנהל את הפגישה, אחרת היא עלולה לא להתקדם לשום מקום. מי שמנהלת את הפגישה אחראית על כל הסעיפים בהמשך הפוסט, והפגישה אמורה לקדם את המטרות שלה.

אם אתם לא מצליחים לזהות מי מנהלת את הפגישה, כדאי לברר. זה יכול להשפיע על איך הפגישה תתנהל, האם תרצו להשתתף בה, ואיך. יכול להיות שאין אף אחד שמנהל את הפגישה, ואז כדאי לקבוע מי עושה את זה. אני ממליץ להתנדב לנהל את הפגישה – זאת הזדמנות טובה לתרגל ולהפגין יכולות, זה נותן לכם שליטה על הפגישה (ולכן על הזמן שלכם), וזה מבטיח שמישהו ינהל אותה.

מטרה ולוח זמנים

לכל פגישה צריכה להיות מטרה. אנחנו מטריחים כמה אנשים להגיע לפגישה, ומבקשים מהזמן שלהם. הרבה פגישות הן דבר יקר: פגישה של 8 אנשים למשך שעה עולה יום עבודה. לא כדאי לעשות את זה סתם, ולכן צריך שתהיה מטרה, וצריך לדעת מה המטרה הזאת. כל מי שבפגישה צריך לדעת מה המטרה שלה, בשביל שכולם יוכלו לעבוד ביחד לקראת המטרה הזאת. לפעמים הדרך הזאת יכולה להיות לא לבוא לפגישה.

אחרי שיודעים מה המטרה של הפגישה, כדאי לפרט לוח זמנים. לוח הזמנים צריך להסביר מה הדרך שבה מתכוונים להגיע אל המטרה. כמה שהפגישה יותר ארוכה החשיבות של לוח הזמנים גדולה יותר, כיוון שיש יותר זמן לחלק. מצד שני, גם בפגישה קצרה חשוב לומר מה בדיוק הולך לקרות בפגישה. זה עוזר לכוון את כל המשתתפות בקבוצה לאפיק פעולה יעיל ומתואם.

הכנה

אחרי שברור לנו שאנחנו אחראיים על הפגישה, והחלטנו מה המטרה שלה ואיך אנחנו מתכוונים להשיג אותה (לוח זמנים), אפשר להתחיל לעבוד עליה. העבודה על פגישה מתחילה לפני שהפגישה מתחילה. בשביל שפגישה תצליח צריך שיהיו בה האנשים הנכונים, שהיא תהיה באורך הנכון, ושכולם יהיו מוכנים לפגישה. בפגישות שחוזרות על עצמן כל כמה זמן לא יהיה צריך לבצע את ההכנה הזאת לפני כל פגישה, כי כולן אותו הדבר. הרבה פעמים נלמד מפגישה אחת לזו שאחריה, והתיאום הזה יקרה בפגישה עצמה, עבור הפגישות הבאות.

לוח הזמנים הוא הכלי שאומר לנו את מי צריך בפגישה. צריך את הכמות המינימלית של אנשים שמסוגלים לבצע את העבודה. כמה שיש יותר אנשים בפגישה ככה יהיה יותר קשה לקבוע אותה, והיא תיקח יותר זמן. ככל שפגישה לוקחת יותר זמן, הסיכוי שהיא לא תצליח לעמוד בלוח הזמנים גדל. צריך שתהיה סיבה לכל אדם שנמצא בפגישה. לפעמים הסיבה היא שהוא ביקש להיות בה, וזה בסדר, אבל כלל האצבע צריך להיות כמה שפחות אנשים.

להעריך את הזמן של הפגישה זה אתגר מאוד מסוים של הערכת זמנים. זאת מיומנות שמאוד משתפרת מניסיון. באופן כללי, פגישות נוטות למלא את הזמן שמוקצב להן. זה אומר שאם נטעה ונקבע פגישה ארוכה מדי, אנחנו נבזבז זמן של כל האנשים בפגישה. מצד שני, אם נקבע פגישה קצרה מדי לא נצליח להשיג את המטרה שלה ונאלץ לקבוע פגישת המשך. בנוסף, כמה שהפגישה ארוכה יותר, יהיה קשה יותר למצוא לה זמן. טריק שלפעמים עובד הוא להחליט כמה זמן רוצים להקציב למשהו, ואז לעשות רק כמה שמספיקים בזמן הזה.

בשביל שכולם יגיעו מוכנים לפגישה צריך לדבר עליה מראש. החלק הכי בסיסי הוא לקבוע את הפגישה מראש, ולכתוב בתיאור של הפגישה את הזמן, המיקום (פיזי ו/או וירטואלי), המטרה, ולוח הזמנים שלה. זה בדרך כלל מספיק בשביל שאנשים יוכלו להחליט אם הפגישה מתאימה להם, ולענות בהתאם. יש אנשים וארגונים שבהם צריך לדבר עם אנשים באופן אישי בשביל לוודא שהם יבואו לפגישה. זה נושא של נימוס ומוסכמות חברתיות, ואין מה להתעצבן על אנשים שעובדים אחרת, אלא ללמוד את דרכי העבודה שלהם. בנוסף, אם נרצה שמישהו יכין משהו לפגישה, שווה לדבר איתו על זה מראש, ושיהיה לכולם ברור מה הוא אמור להכין לפגישה.

פתיחה

בשעה טובה הגענו לזמן של הפגישה. למעשה, עדיף לפתוח את הפגישה קצת לפני הזמן של הפגישה. בשלב הראשון אנחנו צריכים להגיע לפגישה עצמה, ולוודא שכולם הגיעו לפגישה. יכול להיות שחלק מהאנשים שהוזמנו לפגישה לא קריטיים ואפשר לנהל את הפגישה בלעדיהם, אבל חשוב לוודא שלא חסרה מישהי קריטית. אם עושים את זה כמה דקות לפני הפגישה, ומזכירים לכולם שצריך לבוא לפגישה, זה מגדיל משמעותית את הסיכוי שהפגישה תתחיל בזמן, במיוחד אם יש בה אנשים שקשה להם עם זמנים.

כשכולן נמצאות בחדר (הפיזי ו/או הוירטואלי) אפשר להתחיל את הפגישה. הפתיחה של הפגישה קובעת את הטון שלה. הטון של הפגישה חשוב במיוחד אם זאת הולכת להיות פגישה לחוצה או טעונה במיוחד. טריק שאני אוהב הוא לבוא לפגישה עם תה או שוקולד, אם אני רוצה למשוך את השיחה למקום רגוע יותר. טריק נוסף הוא לנהל שיחת חולין קצרה, אפילו אחרי שכולם בחדר, בשביל שהשיחה תהיה נינוחה יותר. אם רוצים טון רציני יותר, אפשר לסגור את הטלפון ולומר שעושים את זה בשביל שלא יפריעו לנו. יש עוד טריקים בסגנון, אבל מה שחשוב הוא להתאים את הטון לתוכן של הפגישה.

בתחילת הפגישה צריך לוודא שכולם שנמצאים בפגישה, ושאם מישהו חסר אנחנו יודעים האם מחכים לו, או שאפשר להתחיל בלעדיו. אם מישהו לא מגיע באופן מפתיע, יכול להיות שנרצה להתקשר אליו, לשאול למה הוא לא נמצא או מתי הוא יגיע. בכל אופן צריך להתייחס לזה שמישהו חסר, אחרת זה עלול להראות כאילו לא אכפת לנו שהוא לא נמצא, או שלא שמנו לב.

הדבר האחרון שצריך לעשות בפתיחת הפגישה הוא לחזור על המטרה של הפגישה ועל לוח הזמנים. המטרה של זה היא לוודא שכולם יודעים אותם ומסכימים להם. אפילו אם שלחנו אותם מראש, יכול להיות שמישהו לא זוכר או לא טרח לקרוא אותם. יכול להיות גם שלמישהי יש שאלות או השגות לגביהם. יכול להיות שמשהו השתנה מאז שקבענו את הפגישה. זאת הזדמנות לרענן לכולם את הזכרון, ולראות אם יש משהו שצריך לתקן במטרת הפגישה או בלוח הזמנים.

ניהול שיחה

הגענו לעיקר הפגישה עצמה. פגישה, ברמה הכי בסיסית שלה, היא שיחה. נפגשים כמה אנשים ומדברים. הרבה פעמים יש כלי עזר כמו מסך או לוח, או פעילויות אחרות כמו כתיבה. גם כשלא רק מדברים, השיחה היא מה שמניע את ההתרחשות בפגישה. זה אומר שכשמנהלים פגישה, הדבר הכי חשוב לשים לב אליו זו השיחה. צריך לראות שהשיחה מתקדמת לקראת המטרה לפי לוח הזמנים. אם תכננו נכון את זמן הפגישה ואת לוח הזמנים, לכאורה זה אמור לקרות לבד. לפעמים זה אפילו קורה.

מצד שני, יש כל מיני דברים שעלולים לגרום לזה שפגישה לא תתקדם לפי התוכנית. יכול להיות שמישהו מדבר יותר מדי זמן. יכול להיות שמישהי לא מדברת בכלל. יכול להיות שלא מצליחים להגיע להסכמה על נקודה שולית, אבל השיחה נשארת שם. יכול להיות שמגלים באמצע הפגישה שחסר מישהו או מידע כלשהו. יכול להיות שההתקדמות מהירה או איטית מהמצופה. בכל אחד מהמקרים האלה (ומקרים נוספים), נרצה להתערב בשיחה מנקודת מבט ניהולית.

אני מבדיל פה בין מעורבות מקצועית בשיחה, שבה אנחנו תורמים מהידע המקצועי שלנו לדיון, לניהול של השיחה. המעורבות המקצועית שלנו היא התרומה שלנו לתוכן הפגישה, ולרוב היא הסיבה שאנחנו נמצאים בפגישה. ניהול השיחה היא האחריות שלנו כמנהלי הפגישה. לפעמים יוצא לנהל פגישה גם בלי מעורבות מקצועית, אבל זה החריג.

בכובע של ניהול השיחה, צריך להיות עם האצבע על הדופק ולהרגיש כל הזמן האם הפגישה הולכתך בכיוון הנכון. זה יותר קל ככל שלוח הזמנים של הפגישה מוגדר בצורה יותר מפורטת. כשמרגישים שיש בעיה, צריך לנווט את השיחה בעדינות. אם אפשר, עדיף לא לתקוף את הנושא באופן חזיתי אלא לשנות את המיקוד של השיחה. לדוגמה, במקום לומר "אתה חופר" אפשר לומר "נראה לי שהנושא ברור, והייתי שמח לדבר על …". במקום לומר "לא נראה לי שהדיון הזה חשוב" אפשר לומר "מתחיל להגמר לנו הזמן והייתי רוצה להספיק לדבר על …".

חתירה לסיום

לכל דבר יש סוף, ובמיוחד לפגישות. אחד היתרונות של מסגרת הזמן של פגישה היא שברור מתי יגיע הסוף של הפגישה. לגלוש מעבר לסוף הזמן של הפגישה זה דבר מאוד מאוד לא מנומס. לא כולם ירגישו בנוח לקום וללכת כשמגיע זמן הסיום, ויכול להיות שזה מפריע להם לעמוד בהתחייבויות אחרות. למשל, יכול להיות שבראיון עבודה המרואיין לא ירגיש בנוח לומר למראיין שצריך לסיים את הפגישה. הצד השני של המטבע הוא פגישה שסיימו את העבודה שלה, אבל עוד לא הגיע זמן הסיום שלה. הרבה פעמים אנשים לא ירגישו בנוח לעזוב פגישה לפני שמישהו – בדרך כלל מי שמנהל אותה – יכריז שהפגישה נגמרה. לפעמים לא כולם ישימו לב שמטרת הפגישה כבר הושגה. בכל מקרה, חבל לבזבז לאנשים זמן.

בשביל לסיים פגישה צריך לנהל את השיחה לאור לוח הזמנים ומטרת הפגישה. אם מצליחים להשיג את המטרה לפני סוף הזמן, יופי. לפעמים צריך להעיר כמה פעמים לגבי לוח הזמנים בשביל למקד אנשים אליו. בכל מקרה, אם מתקרב סוף הזמן או שנראה שמיצינו את הפגישה, צריך לדבר על זה, ולנהל שיחה קצרה שמסיימת את הפגישה. דברים שעולים הרבה בסוף פגישה הם סיכום והערות, צעדים להמשך עבודה, וקביעה של פגישת המשך או הערות לפגישה הבאה במקרה של פגישה שחוזרת באופן קבוע.

חשוב לשמור זמן לסיום של הפגישה, אחרת נמצא את עצמנו עושים אותו תוך כדי שאנשים נאלצים לעזוב או שאנחנו יוצאים מהחדר, והרבה פעמים זה החלק הכי חשוב בפגישה. זה הזמן שבו אנחנו מוודאים שכולם מסכימים על הנקודות העיקריות של הפגישה, וצריך לשמור פתח לאנשים להתנגד (אלא אם אנחנו לא רוצים דיון פתוח).

אחרי הפגישה

הרבה פעמים מי שמנהל את הפגישה שולח סיכום שלה, או עוקב לוודא שצעדי המשך מתבצעים. זה יכול לכלול לקבוע פגישה נוספת, אם הדיון לא מיצה את עצמו. זה גם זמן טוב לבקש ביקורת על איך שניהלנו את הפגישה, באופן פרטני. אם היה מישהו שהיה לנו קשה איתו בפגישה, אפשר לדבר איתו באופן פרטני ורגיש ולנסות למצוא פתרון.

עם הכלים האלה, אפשר לנהל פגישה נעימה ואפקטיבית. יש בזה הרבה מיומנות נצברת, כך שאני מציע לתרגל את זה ולהשתפר. זה כלי מצוין בעבודה, והופך פגישות למשהו יעיל ונעים. לפעמים אפשר אפילו קצת לנהל פגישה אם היא לא פגישה שלנו, למשל לעצור אנשים שמדברים על נקודה שלא מעניינת את כולם ולחסוך לעצמנו זמן. בהצלחה!