ראיתי לאחרונה את פארק היורה (המקורי של ספילברג, מ- 1993). הוא עדיין סרט מצוין ועובד מעולה, למרות שהוא יצא לפני 30 שנה. הפעם האחרונה שראיתי אותו היתה כשהוא יצא לקולנוע, ובשתי הפעמים נהנתי מאוד. המלצה חמה, למי שלא ראה בזמן האחרון.

למי שלא זוכר, או לא ראה את הסרט, פארק היורה הוא סרט על חברה טכנולוגית חדשנית ממומנת היטב, שמייצרת שירות חדש תחת ניהול של יזם אסרטיבי ודומיננטי. הבעיה מתחילה מזה שיש בפארק היורה מתכנת אחד מעולה שהיזם סומך עליו לכתוב את כל המערכות הקריטיות, והמתכנת הזה הוא היחיד שיודע איך הן עובדות. המתכנת מבקש תוספת שכר בעקבות התרומה שלו לחברה, והיזם מסרב. המתכנת מחליט לעבור לחברה מתחרה, שמציעה לו תשלום גבוה יותר. הוא עוזב באופן פתאומי, וכמובן שברגע שהוא עוזב, מערכות קריטיות מפסיקות לעבוד ואנשים נטרפים על ידי דינוזאורים.

מה שחבל, הוא שאפשר היה להמנע מכל העניין הזה.

Bus Factor

נאמר שמישהי בעבודה נדרסת על ידי אוטובוס. טרגדיה נוראית, כמובן. כולם מזועזעים, בהלם, ועצובים נורא. אבל מעבר לזה, יש את השאלה איך זה משפיע על היכולת של החברה לתפקד. האם יש דברים שרק היא ידעה לעשות? האם הם קריטים לתפקוד החברה? כמה יהיה קשה למישהו אחר לבצע את העבודה שלה?

השאלה מנוסחת ככה בשביל לשים בצד את הנושא של שימור עובדים. זה נושא חשוב בפני עצמו, אבל לא משנה כמה מתאמצים לשמר עובדים, בסופו של דבר עובדים עוזבים. זה יכול להיות באופן קבוע כמו התפטרות או זמני כמו חופשת לידה, ויכול להיות בצורה מתוכננת כמו נופש או במפתיע כמו חופשת מחלה. זה חלק מהחיים וצריך לדעת איך להתמודד עם זה.

Bus Factor הוא כמות האנשים שצריכים להפגע על ידי אוטובוס (או לזכות בטיול מסביב לעולם לשנה שמתחיל היום) בשביל שהארגון יהיה בצרות. זה מדד של ידע ארגוני, שמתייחס לעמידות של הארגון. ארגון עם Bus Factor גבוה יותר יהיה מסוגל לעמוד ביותר עזיבות של עובדים.

בפארק היורה ברגע שהעובד עוזב, מערכות מתחילות לקרוס. זה סיפור מאוד אמין, כי בפועל כל הזמן דברים נשברים, ואנשים מתקנים אותם רק בשביל להחזיק את הראש מעל המים. הרבה מזמן העבודה מושקע בתחזוקה של מערכות. ברגע שאין מי שיתחזק את המערכת, היא תשבר, כמו שקורה כל הזמן, רק שהפעם היא תשאר שבורה. זה מתי שהדינוזאורים טורפים אותנו.

איך למדוד Bus Factor

ברוב המקרים, מדידת Bus Factor היא תרגיל מחשבתי ולא מעבר לזה. זה מדד שמעניין רק עבור חלקים קריטיים בתפקוד של הארגון, והמדידה מתחילה בהחלטה מה בעצם קריטי עבור הארגון. בדרך כלל יש דברים שממש ברור שהם קריטיים, ועוד דברים שלאט לאט יורדים בחשיבות שלהם. אפשר למדוד עבור כל תהליך או פיסת ידע בארגון בנפרד, ונקבל מספר שונה לכל אחד. לכל חלק קריטי בעבודה, אפשר לעבור בראש על האנשים שאנחנו סומכים עליהם שיצליחו לטפל בבעיה דחופה בזמן סביר. בעיות לא דחופות פחות חשובות בגלל שיש זמן ללמוד את התחום לפני שמטפלים בהן, בדיוק בגלל שהן לא דחופות. מי שיכול לטפל בבעיה, אבל זה יקח לו יותר מדי זמן, לא מספיק טוב בשביל בעיות דחופות.

אחרי שהערכנו מה ה- Bus Factor לכל חלק קריטי בעבודה, אנחנו יכולים לשאול את עצמנו האם אנחנו מרגישים בנוח איתו. כמה שמדובר במשהו יותר חשוב, כנראה נרצה פקטור יותר גבוה. בכל מקרה, פקטור של 1 הוא מטריד, אלא אם אפשר להכשיר מישהי נוספת לטפל בתחום ממש מהר. הפקטור של הארגון כולו הוא הפקטור המינימלי בין כל החלקים, אבל אני מוצא את זה פחות מעניין. מדובר בכלי לניהול סיכונים ארגוני, ולדעת מה הפקטור של כל רכיב עוזר יותר טוב להבין מה הסיכונים של הארגון ומה כדאי לעשות בשביל לצמצם אותם.

יתרונות של פקטור גבוה

התסריט העיקרי של Bus Factor הוא עזיבה של עובדת, אבל יש עוד יתרונות לפקטור גבוה. נקודה שעולה בפארק היורה היא משא ומתן מול עובדים: עובד שיודע שהוא היחיד שיכול לעשות דברים קריטיים לארגון מרגיש שהוא יכול לדרוש יותר מהארגון. לפעמים זה יכול להיות גם בצורה לא נעימה, כמו בסרט. כשיש מישהו שהוא היחיד שיכול לעשות דברים, זה פותח סכנה לניצול לרעה של העמדה הזאת. זה יכול להיות כנגד המנהל, אבל גם מול לקוחות או קולגות – תחשבו על כל מונופול שנאלצתם לעבוד איתו. פקטור של 1 הוא מיני-מונופול בתחום העבודה.

התרגיל המחשבתי של Bus Factor מספר לנו כמה אנשים יכולים לעבוד בצורה אפקטיבית על תחום מסוים. זה מידע מאוד שימושי גם מנקודת מבט של ניהול פרויקטים. לפעמים יש מגבלות נוספות על כמות האנשים שיכולים לבצע במקביל משימה מסוג מסויים, אבל בבירור זה לא יכול להיות יותר מכמות האנשים שיכולים להיות אפקטיביים בתחום. יכול להיות שנרצה פקטור גבוה לא רק בשביל מקרי חירום, אלא בשביל להיות מסוגלים לבצע הרבה עבודה באותו תחום. לפעמים אנחנו רוצים את הגמישות שתאפשר לנו לבצע הרבה עבודה מסוג מסויים בהתראה קצרה.

יתרון נוסף של פקטור גבוה הוא שיפור היכולת לשתף פעולה. מי שמכיר את התחומים שמשיקים לעבודה שלו יצליח לעבוד איתם יותר טוב. אם יש הרבה אנשים שמכירים תחום מסוים, יהיה יותר קל למצוא מישהו להתייעץ איתו או לעבוד ביחד איתו. זה גם מאפשר למישהו שלא ביצע את העבודה לתת ביקורת אוביקטיבית. כשמדובר באיזורים קריטיים לארגון, היכולת של עובדות שונות לעבוד עליהם ביחד לא פחות חשובה מטיפול בתקלות.

איך לשפר Bus Factor

הכלי שאני הכי אוהב לשיפור Bus Factor הוא לתת לאנשים שלא מכירים את האיזור לעבוד בו. בשביל להצליח במשימה שלהם הם יצטרכו ללמוד את האיזור. זה מבטיח שההכשרה לא מפספסת משהו, ולמידה תוך כדי עשיה היא למידה שנטמעת היטב. זה גם מבטיח לכולם שההכשרה נעשתה, ולא צריך להוכיח אותה לאף אחד. עם זאת, לפעמים זה לא אפשרי. יכול להיות שמדובר במערכת שקריטי לתקן אותה אם היא נשברת, אבל מעבר לזה אין בה עבודה. יכול להיות שיש בה משימות, אבל הן תמיד מפתיעות ודחופות, ואין זמן ללמוד תוך כדי. במקרים האלה צריך ללמוד בצורה אחרת.

תרגילים יבשים יכולים להחליף משימות אמיתיות אם אין ברירה. הם מוודאים שמי שעושה אותם מצליח לעמוד ברף מסויים. עם זאת, הם דורשים יותר עבודה, כי מישהי צריכה להכין את התרגיל ולבדוק אותו. בנוסף, למידה על יבש היא פחות אפקטיבית מניסיון מעשי. אם מצליחים לכתוב את התרגיל כך שיהיה מאוד דומה למשימה אמיתית זה עוזר.

תיעוד הוא כלי שיכול לעזור עם פקטור נמוך, אבל החסרון של תיעוד הוא שברגע שמסיימים לכתוב אותו הוא מתחיל לאבד רלוונטיות. לכתוב תיעוד פעם ראשונה זה החלק הקל. לתחזק אותו לאורך זמן זה החלק הקשה, במיוחד בצוות גדול. ובכל זאת, תיעוד של חלקים קריטיים יכול לעזור להתמודד עם פקטור נמוך, בעיקר בזה שיהיה יותר קל להכשיר אנשים חדשים. זה כלי טוב במיוחד למערכות שלא משתנות הרבה, ואין בהן הרבה עבודה. התיעוד ישאר יחסית מדויק, ואין יכולת טובה לתרגל דרך עבודה.

כלי נוסף שאני אוהב הוא לדבר על התחום גם עם אנשים שפחות מכירים אותו. התייעצות עם קולגות זה כלי נהדר, והרבה פעמים כשיש פקטור נמוך התוצאה היא שלא מתייעצים כי אין עם מי. זה חבל גם כי מאבדים את היתרון של נקודת מבט נוספת, וגם כי מאבדים הזדמנות ללמד עוד מישהי על התחום. גם אם זאת תהיה התייעצות פחות אפקטיבית מאשר עם מישהי שמכירה היטב את התחום, זה עדיין יכול לעזור, וזאת דרך מאוד נעימה להכניס אנשים לתוך התחום. עם הזמן, מי שמתייעצים איתה תכיר יותר טוב את התחום, ותוכל לעזור יותר ויותר.

לסיכום

יש קונצנזוס די רחב שלהיטרף על ידי דינוזאורים זה לא כיף^{[citation needed]}. למזלנו, Bus Factor הוא כלי שיכול לשמור עלינו מזה. זה תרגיל מחשבתי שכדאי לעשות מפעם לפעם, ובמיוחד אם אנחנו מגיעים למצב שבו אין אף אחת שיכולה לבצע משימה כלשהי. עבור מערכות בעדיפות נמוכה יכול להיות שאנחנו נסכים להיות בפקטור נמוך, אבל ראוי לקבל את ההחלטה הזאת באופן מפורש.