הפוסט הזה הוא המשך לפוסט על אימייל, והאופי שלו דומה: טיפים כללים לאיך להשתמש ביומן. לא יהיו פה התייחסויות לתוכנות ספציפיות, וכל מה שכתבתי בפתיח על האימייל מתאים גם פה. אני גם אתייחס רק לניהול של היומן, ולא למה שעושים בזמן הפגישות. ניהול פגישות זו מיומנות נפרדת.

יומן

קודם כל, אלא אם יצאתם לפנסיה, אני מצפה שתשתמשו ביומן דיגיטלי, ולא ביומן מעץ מת. יומן דיגיטלי זמין מכל מקום, במכשירים שונים, ניתן לשתף אותו, הוא מוגן בססמה, ובאופן כללי יש לו רק יתרונות על פני יומן מעץ מת. אפשר להשתמש ביומן מעץ מת ככלי עזר לכל מיני דברים, אבל לא בשביל לנהל את הזמן.

סדר כללי

לחלוק יומנים עם כל מי שקובעים איתו באופן קבוע. אפשר לתת גישת קריאה ליומן, עם או בלי לחלוק מה התוכן של הפגישות. תלוי מה מרגיש נכון, תחלקו. הרבה יותר קל לתכנן דברים ביחד, לקבוע דברים ביחד וכולי. זה נכון גם בתחומים מקצועיים וגם בתחומים אישיים. במקום לנהל שיחה מעצבנת על מתי אפשר להפגש, כל אחד יכול לבדוק מתי האחרים פנויים.

לתת לפגישות שמות עקביים. כמעט תמיד יש פגישות עם מהות דומה. זה יכול להיות פגישות אישיות, חוגים, סידורים, פגישות צוות, או כל מיני דברים אחרים. אם נותנים להן שמות עקביים – לכל הפגישות מאותו סוג יש שם דומה – נהיה הרבה יותר קל להבין מה קורה ביומן, גם לכם וגם למי שאתם קובעים איתה.

לצבוע את הפגישות החוזרות. אני מאוד אוהב צבעים באופן כללי. בין השאר, זה כלי מאוד חזק להעביר מידע ולהבדיל בין דברים. תבחרו כמה צבעים שונים לפגישות שונות, למשל אדום לפגישות שאסור לפספס וירוק לפגישות שאפשר לבטל, ותצבעו באופן עקבי את הפגישות החוזרות. ככה תוכלו לראות בקלות איזה סוג של פגישות יש היום, ואיפה יש מקום לשינוי בלו"ז. אפשר גם לעשות את זה לפגישות לא חוזרות, אבל לא בטוח שזה שווה את הזמן.

להפגש עם אחרות

לקבוע פגישות לזמן המינימלי שלהן. לפי חוק פרקינסון, עבודה מתרחבת בשביל למלא את הזמן שהוקצב עבורה. במקרה של פגישות זה אומר שהפגישה תתארך לפי כמות הזמן שהוקצב לה. אנשים ידברו יותר גם אם זה לא הדבר הכי חשוב, ויהיו פחות ממוקדים בנושא הפגישה, בין השאר. הסיכוי שפגישה של שעה תגמר אחרי חצי שעה הוא אפסי. בנוסף, כמה שהפגישה יותר ארוכה, יותר קשה לקבוע אותה ולכן היא תתקיים יותר מאוחר. תחשבו היטב כמה זמן הפגישה צריכה, ותקבעו רק את זה.

לקבוע פגישות למשתתפים המינימליים שלהן. פגישה דורשת זמן מהמשתתפים שלה, ומוציאה אותם מריכוז ממה שהם עשו לפניה. זאת בקשה ממי שמשתתפת בה, וצריך לבקש את זה רק אם באמת צריך. בנוסף, כמה שיש יותר משתתפים, יהיה יותר קשה לקבוע את הפגישה, והפגישה תהיה יותר איטית ופחות יעילה בזמן של כולם. פגישה קטנה היא פגישה שאפשר לעשות בה דברים, פגישה גדולה היא פגישה שאי אפשר לקבל בה החלטות.

לוודא שהיומנים פנויים לכל המשתתפות. מקודם דאגנו לחלוק יומנים, נכון? עכשיו הזמן להשתמש בזה. כל פעם שקובעים פגישה צריך להסתכל שהיומנים של כל המשתתפות פנויים באותו זמן (ושמדובר בשעות עבודה לכולם). אם לא מצליחים למצוא זמן אפשר לבקש מאנשים להזיז דברים אחרים, אבל זה באמת מוצא אחרון. בכל מקרה, אלא אם מדובר בפגישה של עשרות אנשים ומעלה, לא סתם שולחים פגישה שמתנגשת עם זמן תפוס.

להסביר מה הפגישה. כששולחות זימון לפגישה, תמיד צריכה להיות כותרת לפגישה, שמסבירה מה יהיה בפגישה, ומה המטרה שלה. אם מילים בודדות לא מספיקות בשביל להסביר את זה לכל מי שבפגישה, צריך לפרט בתיאור הפגישה. בכל מקרה, לא מבקשים זמן של אנשים בלי להסביר למה. זה גם לא מנומס, וגם לא יקבל את היחס שאתם רוצים.

לענות תמיד לזימון לפגישה. אם לא עונים, מי שהזמינה את הפגישה לא יודעת אם תבואו או לא, ולא יודעת אם בכלל ראיתם שיש פגישה. זה מטריף, כי זה אומר שהיא צריכה לרדוף אחריכם בשביל לקבל תשובה. תמיד-תמיד עונים אם יכולים לבוא או לא. אחרת אתם מבזבזים זמן לכם ולמי שקבעה את הפגישה, וסתם מטריפים אותה. אם אתם לא בטוחים, או שיש משהו מורכב, תענו את זה, אבל תמיד תענו.

להגיע, ובזמן. אם קבעתם או קבעו איתכם פגישה, תגיעו, ובזמן. נכון בעבודה וגם מחוץ לעבודה. זה לא מאוד תואם את התרבות הישראלית, אבל זלזול בזמן של אחרים זה לא מגניב. אם אתם לא יכולים להגיע תאמרו כמה שיותר מוקדם, כי יכול להיות שיזיזו בגלל זה את הפגישה. תדאגו להיות בפגישה מתי שהיא מתחילה, לא כמה דקות אחר כך. אם יש חדר שצריך להגיע אליו, זה אומר לקום מהכסא לפני הזמן של הפגישה.

להפגש עם עצמי

לחסום שעות שהן לא שעות עבודה. כל אחד עובד בשעות קצת אחרות, ולא כולם יודעים את זה. במיוחד בחברה גדולה, שלא כולם מכירים, ועוד יותר בארגונים שמפוזרים על פני כמה מדינות, לא כולם יודעים מה שעות וימי העבודה של כולם. הדרך הכי טובה לוודא שלא יקבעו לכם פגישות לפני שאתם קמים בבוקר או בימי שישי (לפחות בלי סיבה טובה), היא לסמן את הזמנים האלה כתפוסים ביומן. ככה מי שקובע את הפגישה יראה שיש בעיה, ולכל הפחות אמור לנסות לברר האם זה בסדר לקבוע בשעה הזאת.

לקבוע פגישות להפסקות. כשיש הרבה פגישות, מאוד קל להגיע למצב שבו הן דורסות דברים אחרים. להיות כל היום בפגישות ברצף זה לא כיף. צריך מתישהו לאכול, לשתות, ולנוח. כולנו בני אדם, ולא רק עובדים. אפשר לקבוע פגישות לבד (או עם חברות) שהמטרה שלהן היא הפסקה. אפשר גם לוותר עליהן בשביל דברים חשובים, אבל זה מקבלים החלטה מפורשת לוותר על הפסקה בשביל זה, ויודעים שעושים את זה.

לקבוע פגישות לזמן עבודה לבד. ברוב בתפקידים, צריך לעשות עבודה לבד (בין השאר). גם זה יכול להדרס בקלות על ידי פגישות, ואפשר לשמור על זמן לזה על ידי פגישות עבודה לבד. אפשר ככה לשמור על רצף עבודה ארוך, אם צריך כזה. גם על זה אפשר לוותר אם יש פגישה מספיק חשובה. החסרון הוא שבאמת יותר קשה לקבוע איתך פגישה ככה, אבל זאת המטרה: לתעדף יותר גבוה דברים שהם לא פגישות שאחרים קובעים לנו.

ניהול פגישות מרובות

לרצף פגישות. כשיש שתי פגישות ברצף (או יותר) זה מאפשר לעבור ישר מפגישה לפגישה. ביחס לשתי פגישות באותו יום שהן לא רצופות, זה מאפשר רצף עבודה יותר טוב בשאר היום. לא תמיד אפשר לעשות את זה, בטח בשביל אנשים אחרים, אבל אם יש חור בין שתי פגישות, זה זמן טוב לנסות לקבוע פגישה נוספת. אפשרות אחרת היא לנסות לקבוע פגישה חדשה מייד לפני או אחרי פגישה קיימת.

לרצף פגישות באותו מקום. כיום כבר הרבה פגישות מתקיימות באופן וירטואלי, אבל יש גם הרבה פגישות עם מיקום פיזי. אם אפשר לעשות פגישות באותו חדר, זה חוסך זמן של מעבר בין חדרים, ומקטין את הסיכוי שהפגישה הראשונה תתארך ונאחר לפגישה השניה. עדיף גם לרצף פגישות וירטואליות, בשביל שלא יהיה צריך כל פעם מחדש לסדר את הציוד.

לרצף פגישות עם אותם אנשים. רצף פגישות עם אותם אנשים הוא בעצם פגישה ארוכה יותר עם סדר יום ברור. זה אומר שאם מסיימים משהו מוקדם, אפשר ישר להתחיל את הדבר הבא, ואפשר גם תוך כדי הפגישה להאריך בנושא אחד על חשבון נושא אחר. על הדרך, כולם גם מרוויחים פגישות רצופות באותו מקום. לא תמיד אפשר שאלה יהיו בדיוק אותם אנשים, אבל גם אם יש חפיפה גדולה זה יכול להיות שימושי.

פגישות עם הרבה אנשים אי אפשר להזיז. כמה שיש יותר אנשים בפגישה, ככה יותר קשה לקבוע אותה, כי צריך שיותר אנשים במקרה יהיה פנויים. זה אומר שבאותה מידה יהיה קשה לדחות אותה לזמן סביר אם נרצה להזיז אותה. הקושי עולה אקספוננציאלית במספר האנשים, כיוון שצריך להכפיל את הסיכוי של כולם להיות פנויים. זה אומר שלהזיז פגישה עם מספיק אנשים זה שקול לביטול של הפגישה וקביעה של פגישה נוספת. עדיף כבר שחלק מהאנשים לא יגיעו, ואם יש צורך, לקבוע פגישה נוספת.

פגישות עם בכירות אי אפשר להזיז. בגדול, כמה שמישהי יותר בכירה הלו"ז שלה יותר עמוס, יותר מתוכנן קדימה לעתיד, ויותר קשה להזיז בו דברים. כשמישהי מספיק בכירה, זה אומר שלהזיז את הפגישה אומר לוותר עליה ולקבוע פגישה אחרת. גם כאן, כדאי לבדוק את כל האפשרויות האחרות.

לדרוס פגישות של אחרים. כשמגיעים למצב של פגישה שקשה לקבוע בגלל שכולם עסוקים מתישהו, אפשר לדרוס פגישות. הכי קל זה לדרוס פגישות של עצמנו, כי לא צריך לשאול אף אחד, אבל זה לא תמיד מספיק. אפשר לנסות לדרוס פגישות של אחרים – יותר מנומס לשאול לפני שעושים את זה, אבל אפשר גם בלי. אם זאת פגישה מספיק חשובה ואנשים מספיק רוצים להיות בה, הם יבטלו או יזיזו דברים אחרים בשביל להגיע אליה. ולפעמים זה גם לא נורא אם לא כולן יוכלו להגיע – לפעמים יותר חשוב לקבל החלטה מאשר שכולן יוכלו להיות מעורבות.

בפוסט הבא

הפוסט הזה מסיים את מה שרציתי לכתוב על אימייל ויומן. בפוסט הבא אני אנסה לענות לשאלה ששאלו אותי בנושא, אם הצלחתי להבין אותה נכון. אם יש לכן שאלות בנושא, אשמח לשמוע.