קיבלתי בקשות בטוויטר לכתוב פוסט על איך להשתמש היטב באימייל וביומן, אז הפסקתי את הפוסט שעבדתי עליו והתחלתי לכתוב את זה. אין לי שיטה כוללת שמסדרת את הכל, אבל אחד היתרונות באוסף טיפים הוא שכל אחת יכולה לקחת מה שמתאים לה. אני לא אתן כאן הסברים טכניים איך לעשות דברים (על איזה כפתורים בדיוק ללחוץ), משתי סיבות: גם זה יהפוך את הפוסט לארוך נורא וקשה לקריאה, וגם זה דברים שמשתנים בין תוכנות שונות וגרסאות שונות של אותה תוכנה. גוגל הוא חברכם, ואם לא תצליחו למצוא איך לעשות משהו אתם מוזמנים לשאול אותי.

חלק מהטיפים הם מקרים פרטיים של טיפים כללים יותר לפרודקטיביות (או תקשורת באופן כללי), אבל זה לא הופך אותם לפחות נכונים או פחות שייכים. בנוסף, אני כותב כאן על הצד הטכני של שימוש בכלים, ולא על דברים כמו אין לנהל פגישות אפקטיביות או איך לכתוב בצורה אפקטיבית. לא שאלה לא דברים חשובים, אבל צריך איפשהו להגביל את התוכן בפוסט. בסוף זה בכל זאת יצא כל כך ארוך שאני מפרסם עכשיו את הטיפים לאימייל, והטיפים ליומן יהיו בפוסט הבא.

מתי להשתמש באימייל

אימייל הוא רשמי. זה נובע גם מהמקור (או השראה) של אימייל מדואר נייר, אבל גם מהטכנולוגיה (אפשר לשמור לנצח) וגם מהתרבות, איך שמשתמשים בו בפועל. זה אומר שנכון להשתמש בו לדברים רשמיים, כמו הוראות חדשות או בקשות רשמיות, ופחות מתאים להשתמש בו לבדיחות ולנושאים מחוץ לתחום המקצועי – בשביל זה יש תוכנות למסרים מידיים.

אימייל הוא קר. אימייל מכיל לרוב רק אותיות (עוד על זה בהמשך), ויש לו שדות קשיחים (שולחת, נמענות, כותרות, גוף, וכולי). כמו כל מדיום של אותיות, הוא לא מעביר נימת קול, ורגשות לא עוברים בו טוב. זה אומר שאם רוצים להוציא רגשות מהתקשורת אימייל מתאים, אבל לנושאים עדינים רגשית הוא לא מתאים.

אימייל הוא איטי (ביחס לאינטרנט). בגלל שאיך שהטכנולוגיה עובדת (שילוב של כמה תחנות שדרכן אימייל עובר) הוא איטי יחסית לכלים דיגיטליים אחרים, כמו וואטסאפ. עדיין לרוב מייל יגיע תוך דקה, אבל זה לא תמיד, וגם זה יחסית איטי למה שאנחנו רגילים מדברים אחרים. זה אומר שאם רוצים דיון עם הרבה תקשורת משני הצדדים, אימייל לא מתאים.

אימייל הוא מסודר. באימייל נוח לחפש, ונוח לסדר אותו. אפשר לשמור מיילים לכמה זמן שרוצים. אפשר להעביר אותו בנוחות הלאה, ואפשר להוסיף בנוחות אנשים נוספים לדיון. זה גם כלי ותיק ונפוץ, ולכולם – כולל מחוץ לארגון – יש כתובת אימייל שאפשר לשלוח אליה דברים. גם מאוד קל לשלוח עדכונים לקבוצות שלמות, באמצעות רשימות דיוור. זה אומר שלדברים חשובים, במיוחד חריגים, אימייל הוא כלי טוב.

כתיבת אימייל

במייל כותבים מילים. במקור אימיילים יכלו להכיל רק טקסט. כיום כבר אפשר להכניס לתוכם גם תמונות, ועוד דברים מתקדמים לגוף המייל עצמו. עם זאת, זה עדיין פחות מקובל, ויש אנשים שעובדים עם תוכנות שעדיין לא מסוגלות (או מעדיפות משיקולי אבטחה) לא להציג דברים מתקדמים. מיילים עם תמונות ודברים מתקדמים אחרים נשלחים לרוב על ידי מחלקות שיווק, וככה הם נתפסים. מיילים שכותבים אנשים מכילים מילים, גג לינקים (לרוב). אם יש לכן משהו לשלוח שהוא לא מילים, כנראה שהוא צריך להשלח כדבוקה (attachment). למייל אין יכולות מאוד מתקדמות לכתיבת מסמכים – בשביל זה יש תוכנות אחרות, שיותר טובות במסמכים, ואפשר לשלוח את המסמכים האלה דרך המייל.

זמן הכתיבה יחסי לכמות הנמענות. אחד הדברים הנפלאים במייל הוא שאפשר מאוד בקלות לשלוח את אותה הודעה לכמה אנשים. אפילו המון אנשים. בדואר נייר צריך ממש לכתוב/להדפיס, להכניס למעטפות, לבייל, וממש לשלוח פיזית. עם זאת, כשמישהי מקבלת מייל, זה לוקח לה זמן. צריך לקרוא אותו, ואולי גם לעשות עוד משהו. מן הנימוס, לפני שמבזבזים זמן לאחרים, להקדיש זמן לכתיבת המייל. כמה שיותר נמענים, ככה לוודא יותר שהמייל דרוש, ברור, מלא, וכולי. זה גם די מפדח לשלוח מייל למלא אנשים ואז לגלות שגיאת כתיב (אפילו שלא מתים מזה).

אף אחד לא נעלב מזה ששלחו אליו אימייל. כבר אמרתי שאפשר מאוד בקלות לשלוח מייל להרבה אנשים? אז אל תתקמצנו על זה. תמיד כדאי להוסיף את כל מי שרלוונטי או מתעניין בנושא. אם זה באמת מייל ארוך ומסובך, ולא בטוח שכולם ירצו לקרוא עד הסוף, שווה להבהיר בהתחלה מה הנושא ולמי הוא רלוונטי. אבל זה בכל מקרה הרבה יותר טוב מזה שמישהו יעלב שלא כללו אותו בשיחה, וזה כל כך קל לכלול אנשים במייל.

סדר הכתיבה. הדבר הראשון שצריך לעשות הוא להחליט מה כותבים. אני אוהב לפתוח מייל חדש, ואז לחשוב על זה. טכנית, לא צריך את זה, אבל זה עוזר לי להכנס למצב המנטלי של כתיבת מייל. אחרי שחושבים מה לכתוב, אמור להיות קל לכתוב את הכותרת של המייל – זה מה שכותבים, בצורה שתהיה ברורה לנמענות. אחרי זה כותבים את גוף המייל, שזה עיקר העבודה, ואני מתייחס לזה בחלק הבא של הפוסט. לבסוף – וממש בסוף – מוסיפים את הנמענות. זה מונע טעות של שליחת מייל לפני שהוא כתוב לחלוטין, ומאפשר לוודא שאנחנו לא שולחים בטעות מידע רגיש לאנשים הלא נכונים, או שאנחנו שוכחים נמענת, כי אנחנו יודעים בדיוק מה כתוב. אז נשאר רק לשלוח.

מבנה של אימייל

כל מייל צריך חתימה אוטומטית. כל תוכנת מייל שאני מכיר יכולה להוסיף אוטומטית חתימה לכל מייל. מעבר לזה שחתימה היא דבר מנומס (ונימוס זה חשוב), חתימה אומרת מי אנחנו, לא רק בשם אלא גם בתפקיד. חתימה צריכה להכיל שם מלא, מה אנחנו עושים (התפקיד שלנו בהקשר של חשבון המייל הזה), ובאיזה ארגון אנחנו (אף אחד לא צריך לנחש מכתובת המייל שלנו). המידע הזה מאוד חשוב בשביל לתת הקשר למה שאנחנו כותבים. אפילו אם אנחנו שולחים מייל לאנשים שמכירים אותנו צריך חתימה, כי יכול להיות שהמייל הזה יעבור הלאה לאנשים שלא מכירים אותנו, אפילו בלי שנדע.

כל מייל צריך להתחיל ולהסתיים בנימוס. לא באתי פה ללמד מה זה נימוס, אבל מייל הוא צורת תקשורת רשמית, הרבה פעמים עם אנשים שלא מכירים אותנו היטב. אפילו עם אנשים שמכירים אותנו היטב צריך נימוס, למרות שצורת הנימוס תלויה באנשים ובתרבות. אני לא שולח לחברות טובות שלי מיילים שמתחילים ב"גברת נכבדה", אבל כן כל מייל צריך להתחיל לפחות ב"היי" ולהסתיים בתודה וחתימה, או משהו בסגנון.

כל מייל צריך לכלול הקשר. כל מייל צריך לכלול למה אתם שולחים אותו, ואיך הוא מתקשר לדברים אחרים. זה משרת שתי מטרות: עבור אנשים שלא מכירים את ההקשר, זה מספק אותו ומאפשר להם להבין את המייל, ועבור אנשים שמכירים את ההקשר זה מקל עליהם לבצע את המעבר המנטלי מהנושא הקודם שהם התעסקו בו לנושא של המייל. אנשים קוראים מייל אחרי שהם התעסקו בכל מיני דברים, וכנראה לא בנושא של המייל, ולבצע את המעבר המנטלי הזה לוקח אנרגיה, ואם לא עושים אותו היטב אפשר לטעות בטיפול במייל.

כל מייל צריך לכלול שאלה. שלחת מייל כי רצית משהו. ואז לא קיבלת אף תשובה, ואין לך מושג אם בכלל ראו את המייל, קראו את המייל, או הבינו את המייל. למה? כי לא שאלת אף שאלה, ולא היה צורך לענות למייל, והמייל עצמו לא מספר לך שקראו אותו. מייל הוא צורת תקשרות חד-כיוונית, וצריך לבקש תשובה בשביל לוודא שהוא נקרא והובן. הדרך הכי קלה לעשות את זה היא לשאול שאלה, אפילו אם השאלה היא האם מה שכתבתי נשמע הגיוני.

מייל שנשלח לתפוצה רחבה מאוד, לא צריך לכלול שאלה. אם שולחים אימייל לתפוצה רחבה מאוד, אנחנו כנראה לא רוצים שכולם יתחילו לדבר עם כולם. שום דבר טוב לא ייצא מזה. הדבר למנוע את זה היא לכתוב מייל שלא רוצים להגיב אליו, ולכן לא כדאי לכתוב בו שאלה, וגם שהוא יהיה מספיק ברור שבשביל שלא יהיה שאלות לגבי המייל עצמו.

אימייל של מילה אחת הוא לחברות קרובות בלבד. אימייל הוא לא וואסטאפ. גם עבור דברים שהיינו אומרים במילה אחת בעל פה, צריך לכתוב כותרת למייל (בשביל שיהיה אפשר לנהל אותו), לפתוח ולסיים בנימוס, ולכתוב משפט שלם. החריג היחיד לזה הוא חברים כל כך קרובים שיכולים להבין את הנימה של מה שאתם כותבים גם אם זאת מילה אחת.

ככה גוף המייל נראה, עבור רוב המיילים שאני כותב (רק שאני כותב באנגלית):

הי <שם>,

<הסבר למה אני כותב את המייל (מה הבעיה)>. <מה אני רוצה שיקרה>. <שאלה האם אפשר יהיה לבצע בקשה ספציפית>?

תודה,
<חתימה אוטומטית>

ניהול אימיילים נכנסים

לכבות את ההתראות של האימייל (הכל הכל הכל). התראה היא קוטלת הבינה. התראה היא הסחת הדעת הקטנה המביאה בזבוז זמן מוחלט. שלא יקפצו חלונות על כל הודעה, שלא יהיה צליל על כל הודעה, שאפילו לא יהיה סימון קטן בצד או בפינה כשיש הודעות חדשות. צריך לדעת שיש אימיילים חדשים רק כשנכנסים בכוונה למייל. צריך לעבור על אימיילים מתי שרוצים לטפל בהם, לא מתי שהם מגיעים. אנחנו מקבלים כמות בלתי סבירה בעליל של הודעות ביום, והכל יכול לחכות למתי שנתפנה לטפל בו. הסחות הדעת הבלתי-פוסקות של התראות הורגות את היכולת להתרכז ולעבוד. זה נכון באותו מידה לכל תוכנה מרושעת שרוצה לשלוח התראות, כמו וואטסאפ, סלאק, או סמס.

להחליט על מדיניות מענה. זה הצעד השני של לקחת לידיים שלנו את הזמן שאנחנו משקיעים באימייל (ולא לתת לאנשים אחרים לנהל אותו). צריך להחליט כמה אנחנו רוצים להיות זמינים. חשוב לשים לב שזאת רק החלטה שלנו, וזה גבול שאנחנו שמים בפני אנשים אחרים. גבולות ברורים זה בריא, בכל מקום. הרבה פעמים יש תרבות ארגונית שתשפיע על הציפיות מאיתנו, אבל בסוף זאת החלטה אישית. אפשר להחליט שאנחנו עונים תוך יום, או תוך חצי יום, או תוך כל זמן אחר. זה אומר לנו כל כמה זמן צריך לבדוק את הדואר. אם החלטנו לענות תוך יום, אין צורך לבדוק את המייל כל שעה. לא רק שאין צורך, ברור שזה בזבוז זמן – עדיף לנו לעבור על הכל ולטפל בהכל פעם ביום. גם זה נכון לכל תוכנת הודעות (למרות שהמדיניות יכולה להיות שונה לתוכנות שונות).

להוסיף חוקים שמסננים מיילים לפי הקשר. לכל תוכנת מייל שמכבדת את עצמה יש יכולת לסנן עם חוקים אוטומטיים. יש לזה שני שימושים עיקריים. קודם כל, אימיילים שלא באמת צריך לקרוא יכולים לעבור למקום שבו הם נשמרים, אבל לא טורחים לעבור עליהם. עדיף גם למיין אותם לפי נושא, בשביל שיהיה קל למצוא אותם אם נרצה. דוגמה לזה הם מיילים אוטומטיים תקופתיים, שאין מה לעשות בקשר להם, או אישורי הזמנה ממקום קבוע. השימוש השני הוא להקל לעבור על אימיילים באופן תלוי-הקשר. אם כל המיילים בנושא מסויים מרוכזים ביחד, יותר קל לטפל בהם, ואפשר גם להחליט באיזו עדיפות לטפל בהם (נושאים חשובים לעומת נושאים לא חשובים). אם הם מעורבבים עם כל השאר, כל פעם צריך להזכר בנושא, ואי אפשר להחליט מתי מטפלים בהם.

לסמן היטב מיילים שטופלו ושלא טופלו. אני מכיר שתי דרכים לעשות את זה: לסמן הודעות כנקראו, ולמחוק או להעביר לתיקיה אחרת הודעות שטופלו. הסיבה לזה היא שמיילים חדשים הם רשימת מטלות – כל אימייל הוא מטלה, לפחות המטלה של לקרוא אותו. הרבה פעמים צריך גם לעשות משהו בעקבות אימייל. כשמסמנים היטב מיילים שטופלו ולא טופלו, יש לנו רשימת מטלות מסודרת. אפשר גם לנהל את זה בכלי לניהול מטלות, אבל אז צריך להפוך מיילים למטלות.

לעבור מדי פעם על כל המיילים שעוד לא טופלו. לא חייבים לטפל מייד בכל מה שמבקשים מאיתנו בכל אימייל. אפילו לא כדאי לעשות את זה – עדיף לנהל את הזמן שלנו. אבל מדי פעם, צריך לעבור על כל מה שלא טיפלנו בו, ולוודא שאנחנו לא שוכחים משהו חשוב.

לטפל מייד בכל מה שאפשר לטפל בו מייד. זה טיפ כללי של פרודקטיביות. לניהול משימות (ואימיילים) יש עלות. אם אפשר מייד להפטר ממשהו ולשכוח אותו, זה תמיד הדבר הנכון לעשות, אפילו אם זה משהו בעדיפות נמוכה. זה פשוט הופך את העבודה לקלה יותר.

לענות גם למה שאי אפשר לטפל בו בזמן סביר. לפעמים מקבלים אימיילים עם בקשות גדולות, או שאנחנו עסוקות מדי בשביל לטפל בבקשה בזמן סביר. זה בסדר, וקורה לכולם. מה שחשוב הוא לענות לאימייל, לכתוב שקיבלנו וראינו אותו, ומתי אנחנו נטפל בו. אחרת הצד השני לא מבין מה קורה, ואפשר לחשוב שלא ראינו או שאנחנו אפילו החלטנו להתעלם מהבקשה (מה שמעליב).

לענות לכל אימייל שנשלח אישית. קל מאוד להתעלם ממיילים. לא רואים את הפרצוף של מי ששלחה אותם, והיא לא עומדת לידנו ולא נעים לנו ממנה. בכל זאת, זה מעליב שאם שולחים אימייל ולא מקבלים תשובה. התשובה יכולה להיות גם רק "קראתי והבנתי" (למרות שעדיף משהו יותר חיובי ומנומס), אבל להתעלם ממש אפשר רק מאימיילים שנשלחים אוטומטית.

לא למחוק מיילים אף פעם. מיילים הם היסטוריה, ומכילים מידע חשוב. אף פעם אי אפשר לדעת מה נרצה לחפש עוד חצי שנה, והמחיר של לשמור אותם הוא כמעט אפס. גם אם רוצים תיבת דואר נכנס ריקה, אפשר להעביר את המיילים שטופלו לתיקיה אחרת (או להשתמש ביכולת אחרת של תוכנת המייל). מדי פעם יוצא לי לחפש במייל משהו ישן, וזה תמיד חוסך לי זמן עבודה.

בפוסט הבא

במקור רציתי לכתוב בפוסט הזה גם טיפים ליומן, אבל הגעתי כבר לכמעט אלפיים מילים, ואני רוצה גם מתישהו לפרסם את הפוסט הזה (עדיף לשחרר תוצרים כמה שיותר מהר). אז בפוסט הבא אני אכתוב על טיפים ליומן, שהרבה פעמים מקושר לאימייל. מוזמנים ומוזמנות לעקוב אחרי בשבילו (או בכלל).