ייעול זה כיף. יש תחושת סיפוק מאוד גדולה מהשיפור שמקבלים, שלרוב הוא מאוד מדיד ומאוד ברור. הרבה פעמים גם מדובר בלא הרבה עבודה. הבעיה היא, שייעול זה דבר רע, ועדיף לא לעשות אותו.

ייעול זה דבר רע

בגדול, אם הדרך היעילה לעשות משהו היתה הדרך הטובה, לא היינו צריכים לעשות ייעול. יש סיבה טובה מאוד שלא עושים דברים בצורה הכי יעילה. זאת כמעט אף פעם לא הדרך הכי פשוטה, ופשוט זה טוב. פשוט אומר שאנחנו יודעים מה אנחנו עושים. פשוט אומר שיש פחות סיכוי לטעויות. פשוט אומר שכמישהו אחר יסתכל על זה (נאמר, אנחנו עוד חודשיים), יהיה קל להבין מה קורה.

ייעול זה לא פשוט. כמעט לפי הגדרה, אנחנו לוקחים משהו ומסבכים אותו, בשביל שהוא יעבוד יותר יעיל. אנחנו משתמשים בידע מתקדם יותר, שיטה יותר מורכבת, גישה פחות ישירה. אנחנו גם מכניסים את הסיכון שנשבור דברים תוך כדי ייעול. הרבה פעמים גם צריך להשקיע הרבה זמן ומאמץ בשביל לייעל. וכל זה, בלי לקבל משהו חדש – רק בשביל לקבל את אותו הדבר, רק קצת יותר טוב. לא חבל?

לא לשאול מתי לייעל

באופן מפתיע, קשה לענות על השאלה "מתי לייעל". הרבה פעמים אנחנו רואים משהו לא יעיל, ועולה בנו הרצון לייעל. אבל בגלל החסרונות של ייעול, זאת כמעט אף פעם לא סיבה מספיק טובה. החריג הוא עבודה שעושים בשביל הכיף, ומוכנים לקבל את החסרונות בתמורה. לפעמים גם מקבלים בקשה חיצונית לייעל – מישהו מתלונן – וגם אז, צריך לחשוב האם הגיוני להענות לבקשה.

יותר קל לענות על השאלה ההפוכה: "מתי לא לייעל". יש מקרים שבהם ברור לחלוטין שאין צורך בייעול, מלבד טעם אסתטי או אתגר. במקרים האלה יש לנו החלטה קלה. אם אף אחד מהמקרים האלה לא תקף, יכול להיות שזה רעיון טוב לייעל, אבל גם אז זה לא בטוח.

כשאף אחד לא מתלונן

אם אף אחד לא מתלונן – ולא רק מסיבות אסתטיות או רעיוניות – אין באמת צורך. ייעול אמור לחסוך משהו: זמן, כסף, מקום, משהו אחר. ייעול אמור לתת שיפור משמעותי במשהו חשוב. אם אף אחד לא מתלונן, כנראה שזה לא חשוב. אם זה לא חשוב, לייעל את זה זו טעות, כי אנחנו מוותרים על דברים חשובים (זמן עבודה, פשטות, ועוד) בשביל משהו לא חשוב.

אחד הדברים שאני אוהב לעשות עם בעיות הוא להתעלם מהן ולראות אם מישהו מתלונן. לא סתם מתלונן שיש בעיה, אלא שהיא ממש מפריעה למשהו מסוים. בעיה שלא מפריעה לאף אחד היא לא באמת בעיה. לפעמים מגלים שזאת בעיה שלא מפריעה לאף אחד, או לפחות שהיא מפריעה ממש מעט פעם בהרבה זמן, ואז כנראה שזאת בעיה ממש קטנה ולא חשובה. אם כולם שוכחים מאותה בעיה לאורך זמן, כנראה שזה בסדר. היא לא באמת חשובה.

כשלא ברור לגמרי-לגמרי איפה ומה הבעיה

הרבה יותר קל לומר שיש בעיה, מאשר לדעת מה היא, שלא לדבר על להבין ממה היא נובעת. הסיכוי לנחש נכון איפה הבעיה הוא אפסי. נורא קל לראות משהו שאפשר לשפר איפשהו באיזור של הבעיה, וישר לרוץ לשפר אותו. הבעיה היא שזה אומר שאנחנו נסבול מכל הבעיות של הייעול, בלי שיש לנו מושג אם נקבל משהו בחזרה. שום דבר לא מבטיח לנו שמצאנו את המקור האמיתי של הבעיה, ולכן יש סיכוי גבוה שאנחנו נעבוד לשווא.

השלב הראשון בעבודה על ייעול הוא למצוא את בעיה. יש כל מיני כלים שיכולים לעזור למצוא את הבעיה, אבל בלי הוכחה שמה שנעשה יעזור, אין סיבה להתחיל בשינויים. הדרך הכי ישירה, למרות שלא תמיד היא אפשרית, היא למדוד. מודדים את מה שאנחנו רוצים לחסוך בו, בחלקים קטנים, ורואים איפה הוא מתבזבז. רק שם שווה להשקיע.

כשאין החזר ברור על ההשקעה

בייעול אנחנו משקיעים עבודה, ולא בשביל לקבל משהו חדש. אנחנו גם לוקחים משהו קיים, ומעקמים אותו לצורה פחות פשוטה, ונסבול מזה. לפני שעושים את זה, שווה לוודא שמה שנקבל בתמורה שווה יותר מההקרבה הזאת. כדאי לנסח באופן מדויק מה נקבל, ולא רק במונחי שיפור. מה השיפור הזה שווה לנו, או לאנשים אחרים? מה היינו מוכנים לתת בשבילו? מה היינו מוכנים לקבל במקומו? האם את הדברים האלה אפשר להשיג יותר בקלות?

כדאי לחשוב על זה גם במונחים של זמן. האם זה משתלם תוך יום? שבוע? חודש? שנה? האם אנחנו בטוחים שאנחנו מסוגלים לצפות כל כך רחוק? אולי דברים ישתנו עד שזה ישתלם לנו, ונצא בהפסד. יש מעט מאוד דברים שאפשר לתכנן בוודאות לטווח של יותר משנה.

אם עברנו את כל הנקודות האלה, ועדיין הייעול נראה לנו כמו רעיון טוב, יש סיכוי לא רע שזה באמת המצב. לא בטוח, אבל זה כנראה לא טעות חמורה.